Portfoliomanagement

Informatievoorziening (IV) Portfoliomanagement

Portfoliomanagement bij publieke organisaties is essentieel om meer grip te krijgen op de grote hoeveelheid programma’s en projecten met een IV-component.

Met portfoliomanagement:

  • zorg je voor inzicht in de maatschappelijke ambities en doelen je samen wil bereiken
  • leg je verbinding tussen de mensen, ambitie en activiteiten
  • geef je richting en maak je keuzes in wat je echt belangrijk vindt

Wij helpen bij het aanbrengen van focus en versnelling op het IV veranderportfolio in lijn met de ambities en de maatschappelijke opgaven. Samen met de klant doorlopen we een aantal vastomlijnde stappen om portfoliomanagement op een kort-cyclische manier in te richten.

Wat is IV portfoliomanagement?

Informatievoorziening (IV) verwijst naar het geheel van informatie, informatietechnologie en bijbehorende processen binnen een organisatie. IV portfoliomanagement is een methodiek die helpt bij het beheren en optimaliseren van de portfolio van informatiesystemen en IT-projecten. Het gaat hierbij om het in samenhang selecteren, prioriteren en beheren van projecten en systemen waardoor ze aansluiten bij de strategische doelstellingen en de maatschappelijke opgaven.

De goede dingen goed doen, dat is Portfoliomanagement

Informatievoorziening (IV) portfoliomanagement biedt verschillende voordelen voor organisaties die het toepassen.

  • Strategische Afstemming: IV portfoliomanagement helpt om de digitaliseringsprojecten af stemmen op de overkoepelende strategische doelstellingen van de organisatie. Door een duidelijke verbinding tussen IT-investeringen en strategische opgaven te creëren, levert digitalisering een effectievere bijdrage aan de organisatiestrategie.
  • Prioritering: Het stelt de organisatie in staat om digitaliseringsprojecten en ontwikkelingen te prioriteren. Dit wordt gedaan door digitaliseringsprojecten te beoordelen op hun waarde en bijdrage aan de ambities en de maatschappelijke opgaven.
  • Samenhang: Door het creëren van inzicht en overzicht van alle digitaliseringsprojecten en activiteiten, kan de organisatie in samenhang keuzes maken, synergiën ontdekken, dubbelingen eruit halen en efficiëntieverbeteringen realiseren. Dit leidt tot kostenbesparingen en een effectievere inzet van middelen.
  • Flexibiliteit en Wendbaarheid: IV portfoliomanagement maakt de organisatie wendbaarder en flexibeler. Je kunt sneller inspelen op veranderende maatschappelijke omstandigheden, technologische ontwikkelingen en interne veranderingen door de IT-portfolio aan te passen aan nieuwe vereisten. Dit kan op verschillende manieren. Wij helpen graag om portfoliomanagement zo in te richten dat deze goed aansluit bij de organisatie.
  • Communicatie en Transparantie: Het bevordert transparantie en communicatie tussen vakafdelingen en de IV -teams. Een duidelijk begrip van de IT-portfolio en de bijdrage ervan aan bedrijfsdoelen vergemakkelijkt de communicatie tussen verschillende afdelingen en belanghebbenden.

Uitdagingen van IV portfoliomanagement

Het implementeren van Informatievoorziening (IV) portfoliomanagement brengt ook enkele uitdagingen met zich mee.

  • Verandering leidt tot weerstand: De implementatie van IV portfoliomanagement kan stuiten op weerstand tegen verandering binnen de organisatie. Medewerkers moeten mogelijk nieuwe processen en werkwijzen omarmen, wat tijd en inspanning kan vergen. Ook zal het strategisch management deze verandering en nieuwe manier van werken moeten voorleven en uitdragen.
  • Complexiteit van IT-omgevingen: Moderne organisaties hebben vaak complexe IT-omgevingen met een groot aantal systemen, applicaties en technologieën. Het vernieuwen en beheren hiervan kan een uitdaging zijn, vooral wanneer het gaat om het identificeren van synergiën, het verminderen van duplicatie en het optimaliseren van de gehele IT-portfolio.
  • Veranderende maatschappelijke context: Opgaven en behoeften kunnen snel veranderen. Het is lastig om de IT-portfolio continu af te stemmen op de actuele eisen van de organisatie. Dit vereist flexibiliteit en een voortdurende herziening van de portfolio.

Het is belangrijk om deze uitdagingen te erkennen en er bij het implementeren van IV portfoliomanagement rekening mee te houden en de veranderaanpak op te baseren. Het vereist een continue inspanning om de processen te verbeteren en aan te passen aan de veranderende omstandigheden. Hoe eerder de basis op orde is, hoe makkelijker je ook wendbaarheid in je IV portfolio kunt organiseren door kortcyclisch te gaan werken.

IV portfoliomanagement onze aanpak in 5 stappen

Wij kunnen helpen met het implementeren van een gestructureerde aanpak voor Informatievoorziening (IV) portfoliomanagement in 5 stappen:

  1. Bepalen van de Strategische Doelstellingen:
    In deze stap is het belangrijk om de overkoepelende strategische doelstellingen te identificeren en vast te stellen. Vervolgens gaan we met het managementteam en andere belanghebbenden de rol van digitalisering en het bereiken van deze doelstellingen leren begrijpen.
  2. Prioriteren en selecteren van projecten:
    In deze stap stellen we criteria of een afwegingskader op voor het prioriteren van digitaliseringsprojecten op basis van hun bijdrage aan strategische doelstellingen met een kosten-batenanalyse en risicofactoren. Vervolgens selecteren we projecten die het meest in lijn liggen met de organisatiestrategie en die de grootste waarde toevoegen. Bij voorkeur gebruiken we hierbij de kennis van medewerkers van de verschillende afdelingen. Vervolgens balanceren we de portfolio om te komen tot een goede mix van projecten uit bijvoorbeeld verschillende domeinen of opgaven.
  3. Implementeren en beheren van de IV portfolio:
    In deze stap implementeren we de geprioriteerde projecten en bewaken we de voortgang op de projecten. Dit is een continu kortcyclisch evaluatieproces met het doel de prestaties van de projecten te meten en bij te sturen indien nodig. Hierbij houden we ook rekening met veranderende maatschappelijke context of organisatiebehoeften om wendbaar te blijven.
  4. Communiceren:
    Tijdens het verandertraject zorgen we voor open communicatie met alle belanghebbenden, inclusief het management, IV-teams en andere afdelingen.
  5. Evalueren:
    Door regelmatig te evalueren en aan te passen, kan IV portfoliomanagement effectief blijven inspelen op de veranderende behoeften en doelstellingen van de organisatie.

Onze expertise

Hiemstra & De Vries heeft de kennis en expertise in huis om veranderingen samen met de organisatie vorm te geven, zowel vanuit veranderkundig als vakinhoudelijk vlak. De adviseurs van het team digitale transformatie hebben ruime ervaring in het vormgeven en implementeren van IV portfoliomanagement bij publieke organisaties, zowel in de traditionele vorm als de meer agile manier van portfoliomanagement of een combinatie hiervan. Waar nodig betrekken wij aanvullende expertise van ons bureau (bijvoorbeeld op het gebied van teamcoaching) of van buiten.

Waarom kiezen voor Hiemstra & De Vries

Kennis van en ervaring in de publieke sector maakt ons onderscheidend. We kennen de dynamiek en de politiek-bestuurlijke context van publieke organisaties. Opdrachtgevers kiezen voor deze specifieke ervaring om IV portfoliomanagement stapsgewijs en succesvol te implementeren en goed aan te laten sluit bij de P&C cyclus.

 

 

Vrijblijvend een adviesgesprek inplannen?

Neem contact op met Mariëlle of Simon.

2024 Copyright - Hiemstra & De Vries