Inzichten uit workshop Statenlid.nu voor Statenleden provincies over samenwerking met griffie

Dit voorjaar verzorgden we op uitnodiging van Statenlid.nu (Nederlandse vereniging voor Statenleden) een workshop in Assen en Middelburg. Zulke workshops voor Statenleden stimuleren kennisdeling- en uitwisseling op basis van thema’s en vragen uit hun dagelijkse praktijk. Hoe haal je het maximale uit de samenwerking tussen Statenleden en de griffie? En hoe kan je daardoor als Statenlid ruimte maken voor de zaken die belangrijk zijn, maar niet urgent? In de workshop ‘1 + 1 = 3’ gingen we hierover actief met Statenleden in gesprek. Met hen zochten we naar werkbare antwoorden en tips voor de overdracht naar een nieuwe bestuursperiode. Die zijn welkom: de Provinciale Statenverkiezingen zijn op 20 maart 2019.  

 
 
Het was voor de Statenleden erg waardevol om het met elkaar te hebben over wat er speelt in hun provinciehuis en hoe de griffie hen ondersteunt. Het volgende is voor de praktijk vanuit de inzichten en best-practices uit de workshop food for thought
 

Verschillende provincies: verschillende werkelijkheden 

Griffieondersteuning is in elke provincie anders geregeld, waardoor de behoefte voor de toekomst per provincie verschillend is. In sommige provincies is de griffie al proactief en initiator voor verbetering van de ondersteuning. Op andere plekken werkt de griffie reactiever en ligt het initiatief vooral bij anderen. Wat opvalt is dat een deel van de Statenleden onvoldoende zicht heeft op hoe de griffie kan ondersteunen. Bijvoorbeeld als het gaat om het beantwoorden van inhoudelijke vragen of het duiden van belangrijke, omvangrijke dossier. Bovendien verschilt de behoefte aan ondersteuning per Statenlid en per fractie. 
 

Inwerken op ondersteuning en verbinding 

Als de stemmen na de verkiezingen zijn geteld en de nieuwe Statenleden aan hun werk beginnen, dan is een stevig inwerkprogramma bij aanvang van hun bestuursperiode geen overbodige luxe. Daarin zou ook ruimte moeten zijn voor het onderwerp ‘ondersteuning en verbinding door de griffie’. Als het aan Statenleden in onze workshop lag, hoeft men daarvoor niet te wachten op een nieuwe bestuursperiode. Een continu gesprek tussen Statenleden en griffie helpt beiden idealiter om goed bij elkaar in beeld te blijven en elkaars rollen te (her)kennen. 
 

Benutten ambtenarenapparaat 

Een aantal Statenleden sprak de wens uit om het ambtenarenapparaat van het Provinciehuis meer te gebruiken. Bijvoorbeeld door een communicatieadviseur te vragen voor de voorbereiding van persgesprekken of een beleidsadviseur in te schakelen voor het toewerken naar een strategische agenda voor de griffie. 
 

Eigentijds democratisch proces 

De rol(len) van de griffie en de verstandhouding met Statenleden is in de praktijk belangrijk voor het democratisch proces. De griffie kan bijvoorbeeld alternatieve vormen van democratie mede mogelijk maken. Dit past bij de toenemende aandacht voor participatie en initiatieven vanuit inwoners en bedrijfsleven. Het proces om met slimme voorstellen het democratische proces eigentijds te houden, is voor een groot deel in handen van de griffie. 
 
We kijken net als de deelnemende Statenleden terug op geslaagde workshops. Benieuwd naar andere ervaringen op dit vlak? Bijvoorbeeld vanuit de blik op organisatieontwikkeling, samenwerking en bestuur? Met ons doorpraten over hoe we regelmatig sessies als deze leiden? Neem dan contact met ons op.