Bedrijfsvoering in publieke organisaties: de kracht van vertalen

Stel je het volgende voor. ‘De Omgevingswet komt eraan. Een gemeente ziet dit als de uitgelezen kans om op een andere manier te gaan werken, intern met elkaar en extern met partners. Het programmateam Omgevingswet bestaat uit vier enthousiaste en gedreven mensen. Zij krijgen van bestuurders veel ruimte en nieuwe instrumenten tot hun beschikking. Het programmateam legt een flinke capaciteitsvraag neer bij de bedrijfsvoering. Het beroep op hun tijd en expertise is eigenlijk te groot en niet in de juiste verhouding met andere opgaven, vinden de collega’s van bedrijfsvoering. De directeur bedrijfsvoering kaart dit aan. Tevergeefs, bestuurders geven de Omgevingswet de allerhoogste prioriteit. De directeur krijgt de nadrukkelijke opdracht om de gevraagde capaciteit hiervoor vrij te maken en doet dat met tegenzin. Een half jaar later wordt de invoering van de Omgevingswet uitgesteld en blijft het werk voor bedrijfsvoering achterwege. De collega’s van communicatie, ICT en P&O pakken toch maar weer andere taken op’.


In het bovenstaande voorbeeld heb ik drie problemen opgenomen die veel bedrijfsvoeringsprofessionals herkennen uit hun praktijk.

- ‘de business’ (hier: het programmateam) stelt een capaciteitsvraag die in verhouding groter is dan de overige werkzaamheden van de bedrijfsvoering;
- kritische terugkoppeling over de gevraagde capaciteit landt niet bij bestuur;
- het lukt bedrijfsvoering niet om positie te nemen/krijgen om ‘aan de voorkant’ mee te denken over wat nodig is en wordt onvoorbereid geconfronteerd met een (forse) vraag vanuit het primair proces.

Dat moet én kan anders: de kracht van vertalen!

Als je er over nadenkt, is het eigenlijk veel logischer dat bedrijfsvoeringsprofessionals zelf ‘aan de voorkant’ inschatten wat een opgave van hen vraagt. Laat je dit aan ‘de business’, dan vraag je als het ware aan een schoenmaker om een offerte voor de verbouwing van een keuken. Het is slim als de bedrijfsvoering zelf proactief zoekt naar maatschappelijke- en organisatieopgaven om die te vertalen naar ‘bedrijfsvoeringswerk’. Liefst al voordat ‘de business’ dit expliciet vraagt. Het overkomt je zo niet en dat geeft ruimte om nuchter te bekijken wat echt nodig is zonder in een beperkende soort ‘uitvoeringsmodus’ te komen. Vergeet bij het ‘vertalen’ ook niet je collega’s van andere bedrijfsvoeringsdisciplines te betrekken om een opgave meteen integraal te benaderen.

Door te vertalen, kun je als bedrijfsvoering voorlopen en vooruitgang versnellen. Neem de komst van de Omgevingswet in de voorbeeldgemeente. Het is voor ‘de business’ vooraf eigenlijk ondoenlijk om in te schatten welk werk er voor ICT-professionals ligt in het aansluiten op het DSO of voor HR-professionals in een vlootschouw. Het is veel logischer dat bedrijfsvoeringsprofessionals die inschatting zelf maken, in overleg met de business.

Logischer en leuker 

Als ‘business partner’ meepraten over wat nodig is én de capaciteit krijgen om daadwerkelijk beter te presteren in maatschappelijke opgaven. Dat klinkt veel bedrijfsvoeringsprofessionals ongetwijfeld als muziek in de oren. De professionaliteit en meerwaarde van de bedrijfsvoering komt door het benutten van de kracht van vertalen namelijk beter tot zijn recht. Dit is niet alleen logischer, maar maakt werken in de bedrijfsvoering ook veel leuker. 

Werkbaar maken 

Met de bedrijfsvoering van een aantal publieke organisaties benutten we de kracht van vertalen in de praktijk. Benieuwd naar onze kijk op bedrijfsvoering, wendbaar werken en organisatieontwikkeling? Zien hoe we dit in de praktijk werkbaar maken? Bijvoorbeeld in een interim-rol of vanuit een leertraject ‘Bedrijfsvoering als business partner’ Neem dan contact met ons op.