Scrum in de publieke sector

Scrum leeft, ook in de publieke sector en ook op thema’s die niets van doen hebben met softwareontwikkeling. In onze huidige praktijk zien we de waarde en de worsteling van publieke organisaties die met Scrum werken. In deze korte verkenning beschrijven we onze ervaring en geven we een aantal tips voor opdrachtgevers en product eigenaren.

Onze ervaring met Scrum

Scrum is niet geschikt voor alle vraagstukken

Publieke organisaties werken aan het vergroten van hun wendbaarheid. Wendbaarheid wordt daarbij soms een doel op zich en agile ontwikkelmethodieken als Scrum vormen het gereedschap. 
Scrum is niet voor ieder vraagstuk het juiste gereedschap, daar waar het probleem én de oplossing bekend zijn, is een klassieke waterval een prima aanpak.

scrumaanpak

Bron: http://www.consultancy.nl/nieuws/12446/aanpak-voor-het-kiezen-van-de-juiste-software-ontwikkelmethode

Als een vraagstuk daarentegen (enigszins) helder is, maar geen zicht is op een oplossing, dan helpt het om incrementeel en iteratief naar een oplossing te werken, te ‘scrummen’ dus. Juist dat laatste type vraagstukken zien we op dit moment veel ontstaan door nieuwe of veranderende taken.

Scrum-teams zijn toegewijd aan de opgave en niet aan de manager

Scrumteams zijn zelforganiserende en flexibele teams van professionals die beschikken over de benodigde kwaliteiten. Zij werken in sprints naar werkbare oplossingen, die maximaal aansluiten bij de eindgebruiker. Het scrumteam is verantwoordelijk voor het eigen werkproces, van het inschatten van de benodigde tijd voor het opleveren van het product tot het werken aan het product tijdens de sprints. Dit is anders dan wat ze gewend zijn (hiërarchisch), zowel voor de managers als de teamleden. Dit vraagt aandacht in de begeleiding. De managers moeten de juiste kaders stellen, zodat dat professionals zichzelf kunnen sturen. En van het scrumteam vraagt het om transparant te zijn over de resultaten.

Moeilijk om te focussen op product, naast reguliere werk

De basis van Scrum is dat je efficiënter kunt werken door te focussen. Dat vraagt wel om een dedicated scrumteam. We zien in onze praktijk echter dat scrumteams naast de productontwikkeling, ook hun reguliere taken moeten uitvoeren. Dat leidt tot teleurstelling in het team en verlies van energie. Scrum werkt alleen als managers de juiste voorwaarden scheppen. Primair is daarbij dat het scrumteam ruimte krijgt om aan de opgave te werken.

De product eigenaar moet een duidelijke visie hebben en goed kunnen prioriteren

De product eigenaar - de opdrachtgever - is cruciaal voor het slagen van een scrumaanpak. De opdrachtgever beschermt het ontwikkelteam door de wensen van eindgebruikers en andere betrokkenen samen te voegen en voor het scrumteam een eenduidige visie en ambitie te stellen. Fundamenteel is de verschuiving van vooraf sturen op een concrete oplossing, naar incrementeel en iteratief toewerken naar een oplossing. Van controle voor aanvang van het project, naar maximale controle tijdens een project.

Worstelen in de uitvoering, maar desondanks een duidelijke toegevoegde waarde

Scrum sluit goed aan bij de complexe vraagstukken en veranderingen die we op dit moment zien bij publieke organisaties. Scrum helpt complexe vraagstukken behapbaar te maken.
Je begint gewoon en ontdekt gedurende het traject samen hoe de oplossing er uit moet komen te zien om zoveel mogelijk meerwaarde te creëren. Daarmee investeer je in de wendbaarheid en omarm je de flexibiliteit. Tot slot, maar misschien wel als belangrijkst, zien we dat Scrum bijdraagt aan het werkplezier en geluk. Medewerkers krijgen veel meer professionele ruimte, zijn zelf organiserend en werken aan resultaten die echt bijdragen aan een opgave. Daarnaast rondt het team iedere sprint iets af, medewerkers vieren dus telkens een feestje.

Hiemstra & De Vries gebruikt Scrum steeds meer in haar projecten in de publieke sector. Lees hier twee voorbeeldprojecten waarin we een Scrum-aanpak toepassen: bij het opstellen van een Omgevingsplan en bij invoering van keuzedelen op een ROC