IHH op orde

Informatiehuishouding op orde

Organisaties die de informatiehuishouding op orde willen brengen, moeten vaak kleine stappen zetten om grip te krijgen op de (groeiende hoeveelheid) gegevens in de organisatie. Het betekent dat er beleid moet worden gemaakt en dat systemen moeten worden aangepast, maar het vraagt ook iets van het gedrag van mensen. Soms denken mensen dat de informatiehuishouding (alleen) een taak is van de afdeling Informatievoorziening, maar dat is onjuist. Vakafdelingen zijn zelf verantwoordelijk voor de invoer en kwaliteit van hun data. Iedereen is archivaris!

Voor veel van onze opdrachtgevers is de informatiehuishouding een groot thema, om niet te zeggen een heet hangijzer. Bijna niemand heeft deze volledig op orde, maar de wet- en regelgeving hierover zwelt (terecht) aan, dus voor veel organisaties is dit een spannend en actueel onderwerp.

Wat is Informatiehuishouding op orde?

Informatiehuishouding is de manier waarop een organisatie omgaat met gegevens. Informatie moet vindbaar zijn, veilig zijn opgeslagen, van goede kwaliteit zijn, lang genoeg bewaard worden, maar ook tijdig worden vernietigd.

Waarom de Informatiehuishouding op orde?

Als de informatiehuishouding op orde is, geeft dat kansen, en beperkt dat risico’s. Kansen zijn dat je als organisatie een betere informatiepositie hebt, betere besluiten kunt nemen, meer datagedreven werkt en makkelijker verbinding maakt met alle relevante partijen in een stad (van inwoners en ondernemers tot collega’s, directeuren en bestuurders). Risico’s die beperkt worden, zijn bijvoorbeeld het risico van privacyschending en cybersecurity-risico’s.

Uitdagingen van Informatiehuishouding op orde

Het op orde brengen van de Informatiehuishouding is doorgaans een gigantische klus. Organisaties hebben een grote hoeveelheid gegevens tot hun beschikking, en gaan – bewust en onbewust – met die gegevens om door de inzet van systemen en processen. De uitdaging is:

  1. overzicht te krijgen,
  2. doorzien hoe je de informatiehuishouding in kleine stappen kunt bijhouden en bijsturen,
  3. dit daadwerkelijk, mét de hele organisatie, gaan doen.

Informatiehuishouding op orde in 5 stappen (onze aanpak)

  1. Wetgeving: we brengen samen in kaart welke wet- en regelgeving op de organisatie afkomt, en welke impact dit heeft op de korte en lange termijn.
  2. Wensen: we brengen in kaart welke wensen de organisatie heeft voor de informatiehuishouding, in aanvulling op wet- en regelgeving,.
  3. Streefbeelden: we stellen samen streefbeelden op waarin de wet- en regelgeving en de wensen voor informatiehuishouding een plek krijgen. We maken streefbeelden voor de korte, middellange en lange termijn.
  4. Roadmap: we vertalen de streefbeelden naar concrete acties inclusief de benodigde tijdsbesteding, kennis en expertise.
  5. Uitvoering: we begeleiden de opdrachtgever bij het uitvoeren van de roadmap. We zorgen dat de organisatie klaar is (mensen, processen, techniek) om de informatiehuishouding op orde te brengen en ondersteunen desgewenst ook bij het maken van een programmaplan en een onderbouwde financiële claim.

Onze expertise

De adviseurs uit het team digitale transformatie hebben ruime ervaring met het in kaart brengen van relevante wetgeving voor informatiehuishouding, het samen formuleren van wensen voor informatiehuishouding, het opstellen van streefbeelden en een roadmap en het begeleiden van opdrachtgevers bij de uitvoering. Waar nodig betrekken wij aanvullende expertise van binnen ons bureau (bijvoorbeeld op het gebied van teamcoaching) of van buiten (bijvoorbeeld juridische expertise).

Waarom kiezen voor Hiemstra & De Vries

Op het gebied van informatiehuishouding hebben wij zeer relevante theoretische kennis en advieservaring in huis in het team digitale transformatie, én praktijkervaring, met Mariëlle van der Zanden als voormalig CIO van de gemeente Utrecht en bij de Politie.

Vrijblijvend een adviesgesprek inplannen?

Neem contact op met Mariëlle of Simon.

2024 Copyright - Hiemstra & De Vries