Win-win voor gemeente Amersfoort: een efficiënter en effectiever subsidieproces

Uitgangssituatie en doel
In opdracht van de manager Financiën onderzochten Gerco Liehebber en Marc Buiks van Hiemstra & De Vries de haalbaarheid van centralisatie van het subsidieproces. Het doel is om te komen tot een efficiëntere uitvoering van het subsidieproces, een effectiever subsidiebeleid en een robuustere subsidieomgeving.

Wat hebben we gedaan
Gerco en Marc beoordeelden de bestaande- en gewenste subsidie inrichting vanuit het perspectief van de diverse interne belanghebbenden zoals medewerkers financiën en medewerkers werkzaam binnen de diverse beleidsvelden. De inventarisatie op basis van interviews heeft geleid tot meerdere workshops waarbij, samen met de belanghebbenden, een uitwerking is gemaakt van de meest wenselijke inrichting voor het subsidieproces. Aanvullend op deze interne oriëntatie voerden we gesprekken met de gemeenten Zwolle en Haarlem om hun ervaringen te bespreken met het ondersteunen van subsidieverstrekking vanuit een centraal subsidiebureau.

Wat is het resultaat
Het resultaat is een gebalanceerde, breed gedragen, uitwerking van het subsidieproces waarbij invulling is gegeven aan zowel de centrale taakoptimalisatie als de autonomie van de (decentrale) beleidsafdelingen. De centrale aanpak biedt kansen voor procesoptimalisatie, taakspecialisatie (professionaliseren van de subsidiefunctie) en reductie van de kwetsbaarheid. De gemaakte keuzes ontzorgen de beleidsafdelingen van de operationele (administratieve) verantwoordelijkheid en bieden tegelijkertijd stevigere ondersteuning om te komen tot hoogwaardig subsidiebeleid. De gemeente Amersfoort is slagvaardig gestart met de implementatie van het advies. Onderstaande procesplaat geeft een beeld van de wijze waarop het nieuwe proces en de keuzes voor inrichting werden besproken.