Win-win voor gemeente Amersfoort: een efficiënter en effectiever subsidieproces

De Gemeente Amersfoort groeit hard. Dit heeft impact op keuzes ten aanzien van proces en organisatie. Niet voor niets spreekt de gemeente zelf dan ook van een ‘schaalsprong’. Het is van toenemend belang te zorgen voor expertise ontwikkeling (specialisatie) om te komen tot een efficiëntere uitvoering en meer impact op de beleidsthema’s. Ook ten aanzien van de subsidieverstrekking was het noodzakelijk om deze sprong te maken: het zou leiden tot een efficiëntere inzet van middelen, meer impact van het subsidiebeleid en een sterke beperking van de kwetsbaarheid.

Uitgangssituatie en doel

In opdracht van de manager Financiën onderzochten Gerco Liehebber en Marc Buiks van Hiemstra & De Vries de haalbaarheid van centralisatie van het subsidieproces. Het doel is om te komen tot een efficiëntere uitvoering van het subsidieproces, een effectiever subsidiebeleid en een robuustere subsidieomgeving.

Wat hebben we gedaan

Gerco en Marc beoordeelden de bestaande- en gewenste subsidie inrichting vanuit het perspectief van de diverse interne belanghebbenden zoals medewerkers financiën en medewerkers werkzaam binnen de diverse beleidsvelden. De inventarisatie op basis van interviews heeft geleid tot meerdere workshops waarbij, samen met de belanghebbenden, een uitwerking is gemaakt van de meest wenselijke inrichting voor het subsidieproces. Aanvullend op deze interne oriëntatie voerden we gesprekken met de gemeenten Zwolle en Haarlem om hun ervaringen te bespreken met het ondersteunen van subsidieverstrekking vanuit een centraal subsidiebureau.

Wat is het resultaat

Het resultaat is een gebalanceerde, breed gedragen, uitwerking van het subsidieproces waarbij invulling is gegeven aan zowel de centrale taakoptimalisatie als de autonomie van de (decentrale) beleidsafdelingen. De centrale aanpak biedt kansen voor procesoptimalisatie, taakspecialisatie (professionaliseren van de subsidiefunctie) en reductie van de kwetsbaarheid. De gemaakte keuzes ontzorgen de beleidsafdelingen van de operationele (administratieve) verantwoordelijkheid en bieden tegelijkertijd stevigere ondersteuning om te komen tot hoogwaardig subsidiebeleid. De gemeente Amersfoort is slagvaardig gestart met de implementatie van het advies. Onderstaande procesplaat geeft een beeld van de wijze waarop het nieuwe proces en de keuzes voor inrichting werden besproken.

 

 

Doorpraten over de kansen om processen slimmer, robuuster en met meer impact te organiseren?

Neem contact op met Gerco of Marc.

  • ‭06-36422696‬
  • 06-28969488

We werken aan impactvolle cases.

Bekijk onze cases
arrow_forward
arrow_back

2024 Copyright - Hiemstra & De Vries