Implementeren van de visie op bedrijfsvoering in Zeeland

Het werk van bedrijfsvoering is een belangrijke spil van organisaties. De provincie Zeeland heeft een visie op bedrijfsvoering met de ambities om bij te dragen aan het versnellen van het behalen van onze maatschappelijke resultaten door betrouwbare en deskundige diensten, advies en informatie aan de organisatie. Lees hier hoe we de visie op bedrijfsvoering bij de provincie Zeeland implementeerde.

Provinciesecretaris Franken (opdrachtgever provincie Zeeland): “Een visie verandert nog niets. De verandering ontstaat pas wanneer mensen er dagelijks naar handelen. Het is mensenwerk. Dankzij deze aanpak hebben we concrete stappen gezet om bedrijfsvoering zichtbaarder, toegankelijker en waardevoller te maken voor de hele organisatie.”

Met de visie bedrijfsvoering provincie aan de slag

De provincie Zeeland heeft grote ambities om richting 2050 ‘slim te groeien’ door dorpen en steden te versterken maar tegelijkertijd de rust en de natuur te beschermen. Om dit te ondersteunen en mogelijk te maken, is deskundigheid én uitvoeringskracht van bedrijfsvoering nodig. Daarom heeft de provincie in 2025 een nieuwe visie op bedrijfsvoering opgesteld. Het doel van deze opdracht was om met de leidinggevenden de visie van papier naar dagelijkse praktijk te brengen. In de rol als implementatiemanager hebben we met de bril van de visie op meegelopen met de leidinggevenden binnen bedrijfsvoering. Spiegelend en interveniërend op hun rol, positie en verantwoordelijkheden en inspirerend met concrete en kleine stappen. Van A naar B volgens de principes van B.

Smoel geven aan bedrijfsvoering

Onder het mom ‘smoel geven aan bedrijfsvoering’ hebben we gewerkt aan de samenhang binnen de bedrijfsvoeringsonderdelen en het imago van bedrijfsvoering als geheel. Zo hebben we het MT Bedrijfsvoering meteen veel scherper gepositioneerd door met elkaar te bepalen wat het doel, gewenste resultaat en passende agenda van dit overleg is. Het uitwerken van en het werken met een dienstverleningsmodel zorgde er vervolgens voordat heel duidelijk werd wat bedrijfsvoering kan betekenen. Concreet werkten we met een ‘multidisciplinaire bedrijfsvoeringstafel’ met experts vanuit subsidie, inkoop, financiën, juridische zaken, communicatie en bestuursadviseurs. Het resultaat was een denkkracht ter ondersteuning van de (complexe) beleidsvraag en veel integraler advies. Voor vragen, direct contact en afstemming hebben we ook per domein vaste gezichten (smoelen) vanuit financiën, P&O en inkoop gekoppeld. Dit zorgt ervoor dat de lijntjes kort zijn en vragen niet versnipperd binnenkomen. Dit model kan de komende jaren verder uitgebouwd worden (bijvoorbeeld met aanspreekpunten vanuit  informatievoorziening (IV) of subsidies). Dit alles is mogelijk omdat we op onderdelen juist slimmer zijn gaan automatiseren: loketten in de vorm van een portal en een centraal email adres zijn hier voorbeelden van. Deze verschillende loketten helpen collega’s om snel te vinden waar je moet zijn met vragen over werkplek, devices, verlof, subsidiemogelijkheden, etc. Onder het mom van ‘be good and tell it’ hebben we tot slot een communicatiestrategie bedacht en uitgevoerd. Daarin lieten we medewerkers van bedrijfsvoering aan het woord om trots te vertellen over wat ze doen en presenteerden we de voortgang in het brede managementoverleg met (subtiele) links naar de kern van de visie op bedrijfsvoering.

Kleine stappen als basis voor grote beweging

Met deze stappen hebben we een beweging in gang gezet waardoor de provincie steeds meer gaat werken en denken vanuit de opgestelde visie op bedrijfsvoering. Een verandering vraagt altijd een langere adem. Maar er is een mooie basis gelegd om op door te bouwen De les is dat kleine stappen voldoende basis vormen om een grotere beweging te maken.