Aan de slag met het vergunningsproces in Twenterand: hoe zorgen we dat het écht gaat werken?

De gemeente Twenterand vroeg Hiemstra & De Vries om het werkproces te optimaliseren, concreter uit te werken en werkafspraken te maken. En met betrokken medewerkers te bespreken wat er nodig is om het werkproces soepel te doorlopen. Dat leverde meer op dan alleen een stroomschema en een set afspraken. Investeren in samenwerking blijkt de sleutel om de belofte van snelle en goede vergunningverlening binnen de termijn waar te kunnen maken. Het effect? Een vergunningsproces dat écht werkt in de praktijk door betere samenwerking en met meer werkplezier.

Vergunningsproces optimaliseren gemeente: de Omgevingswet als aanleiding

Met de implementatie van de Omgevingswet is het vergunningsproces verandert. Vergunningen komen binnen via het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO), wet- en regelgeving is anders geworden en er wordt ingezet op betere integrale advisering voorafgaand aan de indiening van de vergunning. Ketensamenwerking tussen administratie, casemanagers, vergunningverleners en beleidsadviseurs is hierbij van groot belang. In Twenterand waren de processtappen in het werkproces grotendeels uitgewerkt maar was er onduidelijkheid over toekomstige rollen en taken. De onderlinge samenwerking verliep niet altijd soepel en was er onrust of ‘men’ wel klaar was voor de verandering die de Omgevingswet met zich mee brengt.
Het doel van onze inzet was dan ook drieledig: optimaliseer het werkproces, formuleer de werkafspraken die nodig zijn en maak inzichtelijk welke randvoorwaarden moeten worden ingevuld om ook op de beoogde manier te gaan werken.

Een vergunningsproces dat écht werkt in de praktijk

Met elkaar werkten we het werkproces uit, maakten we werkafspraken en formuleerden we benodigde randvoorwaarden om op de nieuwe manier werken mogelijk te maken. In groepsgesprekken met experts verdiepten we op een aantal specifieke onderwerpen die extra aandacht behoefden, zoals de borging van kwaliteit en mogelijke nieuwe taken voor medewerkers. Stuk voor stuk stappen die hielpen om met meer vertrouwen het nieuwe vergunningsproces te implementeren, maar niet de sleutel bleken voor succes. Immers, je kunt op papier een goed proces met elkaar uitlijnen, het werkt pas als de mensen die ermee moeten werken zich er ook naar gaan gedragen. En daar bleek in deze opdracht de crux te zitten. Tijdens de verschillende gesprekken werkten we aan ‘harde’ randvoorwaarden zoals het inrichten van het proces, maar ook aan de ‘onderstroom’, zachte randvoorwaarden zoals gedrag en teamdynamiek. Vooral in dat laatste zit in Twenterand de oplossing om ook duurzaam andere te gaan werken met elkaar.

Inzicht in optimalisatie én afspraken voor verbetering samenwerking

We levereden een compacte eindrapportage met inzicht in de optimalisaties in het werkproces, de werkafspraken en een actieagenda waarmee de randvoorwaarden kunnen worden ingevuld. Maar leverde meer door in een afrondende sessie dit niet alleen aan te scherpen, maar ook te zorgen dat vervolgstappen werden benoemd en belegd. Het belangrijkste resultaat van deze opdracht is misschien wel dat we daarmee het échte probleem in Twenterand hebben blootgelegd. Dat gaat over de teamdynamiek in het beoogde team vergunningverlening, maar ook over patronen Twenterand breed die belemmerend werken. In een beknopt advies schetsten we wat zou kunnen helpen om deze patronen te doorbreken. Dit advies kan als basis dienen om beter te presteren als gemeente Twenterand, maar vraagt nog opvolging voor blijvend resultaat.