Rotterdam maakt helder wat je kan verwachten van participatie bij projecten in de fysieke leefomgeving

Hiemstra & De Vries hielp de gemeente Rotterdam bij het ontwikkelen van het participatiebeleid bij de kerninstrumenten van de Omgevingswet. Het bleek een flinke opgave om enerzijds de vertaling te maken naar écht Rotterdams en uitvoerbaar participatiebeleid en anderzijds om te komen tot een intern breed gedragen beleidsdocument voor iedereen begrijpelijk en helder en vooral ook bijdraagt aan betere participatie.

Wat hebben we gedaan: participatiebeleid fysieke leefomgeving ontwikkelen voor Rotterdam

Al jaren wordt er binnen de gemeente Rotterdam gewerkt aan het verbeteren en versterken van de participatie rondom ruimtelijke projecten. Dit komt nu voor het eerst allemaal samen in een beleidsstuk. Dit vroeg nog wel een aantal keuzes over hoe Rotterdam dit vorm wil geven. Bijvoorbeeld over in welke gevallen participatie verplicht is, en wanneer wel gewenst, maar niet verplicht. Onze rol was zowel de begeleiding van het proces dat hiervoor nodig is, alsmede het schrijven van het uiteindelijke stuk dat in de gemeenteraad is vastgesteld. We spraken met een breed pallet aan beleidsadviseurs, projectleiders en vergunningverleners en tijdens een aantal sessies met een brede groep betrokkenen kwamen we bij de kern van het gewenste beleid, waarna we in gezamenlijkheid beleidskeuzes maakten. Dit hebben we verwerkt in het participatiebeleid dat op 23 maart 2023 is vastgesteld door de Rotterdamse gemeenteraad. Dit draagt bij aan heldere kaders. Zo weet iedereen waar ze aan moeten denken bij participatie. Dat hebben we onder andere gedaan door een aantal verschillende folders te ontwikkelen waarin de regels staan uitgelegd, maar ook tips en een stappenplan die je zelf kan toepassen. Daarin is een onderverdeling gemaakt tussen kleine initiatieven zoals een uitbouw aan je huis tot aan grote plannen met impact op een hele buurt, wijk of zelfs stad, zoals van het ontwikkelen van een nieuwe wijk of het realiseren van een kantoorgebouw van drie verdiepingen. Tijdens de aanvraag van een omgevingsvergunning, krijgt iedereen de vraag of en hoe participatie mogelijk is gemaakt. Het Rotterdamse participatiebeleid beschrijft niet alleen de regels, maar helpt zowel ambtenaren als inwoners om hier mee aan de slag te gaan wanneer ze bijvoorbeeld een omgevingsvergunning aanvragen of wanneer de gemeente beleid gaat opstellen. Maar ook waar men terecht kan voor hulp of meer informatie. Voor medewerkers van de gemeente is helder welk traject doorlopen moet worden als er een nieuwe Omgevingsvisie, een Omgevingsprogramma of een Omgevingsplan wordt gemaakt. Zo wordt participatie steeds meer een vanzelfsprekend onderdeel van het dagelijks werk.

Wat is het resultaat?

De ervaring leert dat goed participatiebeleid voor de fysieke leefomgeving leidt tot betere uitwerking en goede realisatie van de plannen. Een zorgvuldig participatietraject draagt bij aan het draagvlak voor de besluitvorming, de inhoudelijke kwaliteit van beleid en plannen en de uitvoering daarvan. Om dat voor elkaar te krijgen zijn heldere kaders gewenst. Het resultaat van onze inzet is een beleidsstuk dat helder, uitvoerbaar en compleet is. En dat ook een handleiding biedt om binnen de kaders van het beleid participatie vorm te geven. Bovendien heeft onze inzet er toe geleid dat het beleid niet langer van een klein aantal mensen binnen de gemeente Rotterdam is, maar een brede groep van betrokkenen deelt de keuzes. De gemeente Rotterdam kan met dit brede draagvlak aan de slag gaan. Voor Rotterdammers is duidelijk wat zij van participatie in de fysieke leefomgeving kunnen verwachten én wat er van hen verwacht wordt. Hiermee zijn de kaders neergelegd en wordt een stap gezet in betere en heldere participatie in Rotterdam.