Hoge ambities en verstevigen van de regie bij een gemeentelijke organisatie
Utrecht is een prachtig voorbeeld van een stad met ambities. De afgelopen jaren kreeg de stad veel voor elkaar: denk aan het werk aan binnenstedelijke wijk Merwede, het in ere herstellen van de Singel en de vernieuwing van het stationsgebied. Het vakmanschap en de bevlogenheid van de collega’s is overal zichtbaar in de stad. Een aantal jaar geleden is Ruimte opnieuw ingericht om meer integraal en gebiedsgerichter aan de stedelijke opgaves te werken. Deze nieuwe manier bracht Ruimte veel: de gebiedsorganisatie staat, er is een ambitieuze Ruimtelijke Strategie 2040 vastgesteld en medewerkers werken flexibel aan opgaves en gebieden. Tegelijkertijd bestaat de wens om de organisatie te versterken. Ruimte wil daarmee stevige regie op het behalen van de ruimtelijke opgaven, nu en in de toekomst. Het lukte nog niet om hierin om een substantiële eerste stap te zetten. Aan Hiemstra & De Vries werd de vraag gesteld om deze doorontwikkeling in gang te zetten.
Organisatieontwikkeling ruimtelijke afdeling gemeente Utrecht: de vereenvoudiging via drie pijlers
Onze collega’s Ward Deckers en Liz van Blitterswijk gingen in 2023 samen met deze vraag aan de slag. Ward als tijdelijk directeur en Liz als directiesecretaris. De eerste stap die we zetten was het vaststellen van een koers, de richting van de organisatieontwikkeling. Een vereenvoudiging vanuit drie pijlers: sturing, structuur en leiderschap. Samen met een breed nieuw samengesteld projectteam gingen we aan de slag. Op basis van gesprekken en eerdere onderzoeken werd de beoogde vereenvoudiging op hoofdlijnen ingevuld. In voorbereiding op een definitief besluit werkten we samen met het interne projectteam aan de concrete uitwerking van deze pijlers. We definieerden in drie ‘pijlers’ wat er veranderen moest om de organisatie te vereenvoudigen.
De eerste pijler sturing: een nieuwe directie die meer in staat gesteld wordt om te sturen, meer helderheid over de rollen en verantwoordelijkheden in de sturing en financiële afspraken om de gebiedsorganisatie effectiever in positie te zetten. De tweede pijler structuur: de verantwoordelijkheid voor inhoudelijke, financiële en personele aansturing dichter bij elkaar organiseren. De derde pijler leiderschap: het versterken van de leiders binnen de Utrechtse organisatie en hen ondersteunen in hun belangrijke taak.
Verandering gaat niet vanzelf. Ook dit traject niet. Ondanks de breed gedragen wens voor verbetering van Ruimte, verschilden de beelden over de stappen daarheen enorm. Verandering gaat vaak gepaard met onzekerheid en ongemak. Zo ook hier.
De eerste stap in de organisatieontwikkeling ruimtelijke afdeling gemeente is gezet
Na negen maanden in de gemeente Utrecht, werd de ingeslagen koers bestendigd met een aantal formele besluiten. Op hoofdlijnen is de Ondernemingsraad meegenomen in de koers. De inrichting van een nieuwe directie Ruimte werd in gang gezet. En inmiddels zijn er nieuwe directeuren benoemd. Deze directie wordt richtinggevend in het vervolgtraject. Zodat de nieuwe directieleden ook samen met elkaar en de professionals in de organisatie kunnen bouwen aan ‘hun’ organisatie. Daarnaast werkten we de contouren voor een nieuwe structuur verder uit, onder meer in overleg met de ondernemingsraad.
Zo snel mogelijk terug naar de “eigen organisatie”
De eerste stappen van zo’n omvangrijke verandering zijn mooi en belangrijk. Vanuit onze externe rol hebben we deze stappen kunnen zetten en richting kunnen geven. Maar ook tijd om het stuur voor het verandertraject weer terug te leggen waar deze hoort: bij de eigen interne organisatie. De doorontwikkeling van Ruimte hebben we om die reden zo snel mogelijk overgedragen aan een nieuw aangestelde interne directeur organisatieontwikkeling die samen met een programmamanager de ingezette koers verder vormgeeft.
