Lerend evalueren Gemeente Overbetuwe: terugblikken met het oog op de toekomst

UITGANGSSITUATIE EN DOEL

Een aantal jaar geleden heeft de gemeente Overbetuwe gekozen voor een nieuwe organisatiestructuur om beter in te kunnen spelen op ontwikkelingen in de samenleving en de veranderende rol van de gemeente. De beoogde doelen van deze organisatieverandering en de weg daarnaartoe stonden beschreven in een organisatievisie en koers. In 2023 heeft de gemeente ons gevraagd om de nieuwe organisatiestructuur te evalueren door terug te blikken en te bezien op welke manier de structuur en ingezette koers bijdragen aan het bereiken van de beoogde doelen.

WAT HEBBEN WIJ GEDAAN?

In een periode van twee maanden hebben wij in een strak proces zoveel mogelijk input opgehaald bij een dwarsdoorsnede van de ambtelijke organisatie en het bestuur. We hebben bewust gekozen om veel ruimte te bieden aan alle medewerkers om input te leveren. Hiertoe is een online vragenlijst uitgezet waarop in korte tijd heel veel reacties kwamen. Daarnaast organiseerden we twee inloopmomenten zodat op een laagdrempelige manier medewerkers binnen konden lopen om input te geven. Naast deze vragenlijst en inloopmomenten hebben we meerdere (duo) interviews gevoerd met enkele leden van het College van B&W, domeinmanagers, teammanagers en medewerkers in beleid en uitvoering. In enkele werksessies zijn we verder gaan inzoomen op de doorwerking van de organisatiestructuur en visie in de praktijk. Op basis van deze input brachten wij in beeld op welke punten de nieuwe organisatiestructuur en -visie zijn doelen heeft bereikt, maar ook op welke punten nog verbetering nodig of mogelijk is.

WAT IS HET RESULTAAT?

Het resultaat is een lerende evaluatie voor de gemeente Overbetuwe. De individuele gesprekken en werksessies hebben ertoe geleid dat medewerkers hun eigen rol en taak meer in het perspectief van de doelen van de organisatie als geheel zijn gaan zien. Echter, voor sommige rollen bleek juist veel onduidelijkheid en is nadere explicitering nodig. Dit inzicht helpt om te weten wat iedereen te doen staat en daardoor een basis om beter samen te werken en keuzes te maken.

Het MT van de gemeente heeft het rapport aangegrepen om de gewenste doorontwikkeling verder en gericht een impuls te geven. Peter Breukers (gemeentesecretaris): ‘Wij zijn erg tevreden over zowel de aanpak als het resultaat. De aanpak was vooral gericht op lerende en constructieve gesprekken in verschillende teams. Op deze manier zijn veel medewerkers betrokken om input te geven over wat werkt en nog beter kan. Het resultaat is een lerende evaluatie met scherpe conclusies met een handzaam A4 met concrete handvatten om direct mee aan de slag te gaan.’