Kort cyclisch evalueren van een nieuw sturingsmodel, hoe doe je dat?

Een nieuwe manier van sturen, nieuwe functies en een intern programmaplan. Transities van de manier van werken komt in veel gemeentes voor. Hoe toets je of de interventie in de organisatieontwikkeling en het nieuwe sturingsmodel effectief is voor de resultaten die je wilt bereiken? Hoe analyseer je wat de effecten van het nieuwe sturingsmodel op de cultuur is? Voor en samen met de gemeente Delft bedachten wij een aanpak om kort cyclisch bij te kunnen sturen op de organisatieontwikkeling.

In november 2021 heeft de directie van de gemeente Delft besloten om een aantal aanpassingen te doen in de manier van werken in de organisatie. De reden hiervoor was dat de matrixorganisatie waarin gemeente Delft was georganiseerd, in het licht van de opgaven en uitdagingen van de stad, niet meer passend was. De organisatie is per september 2022 aan de slag gegaan met de nieuwe manier van sturen. Een sturingsmodel, waar de lijnorganisatie met hiërarchische sturing centraal staat. Met als doel om te komen tot eenvoudige sturingslijnen en heldere verantwoordelijkheden. Om dit goed werkend te krijgen, zijn een aantal nieuwe functies in de organisatie geïntroduceerd; CIO, ambtelijk opdrachtgever, opgaveregisseur en adjunct afdelingshoofd. Voor iedereen die deze nieuwe functies bekleed, geldt dat zij nieuw zijn in deze functie en deze naar beste inzicht invullen.  

Kort cyclisch evalueren met als doel tijdig bij te kunnen sturen 

De gemeente wilde een vliegende start maken met het nieuwe model en bij kunnen sturen waar nodig. Daarom kiest gemeente Delft om nu al te starten met kort cyclisch toetsen en bijsturen, in plaats van evalueren op langere termijn en dan conclusies trekken. Om die reden heeft de gemeente Delft ons gevraagd de nieuwe functies te toetsen: worden de functies uitgeoefend zoals beoogd?  

De toetsing moet handvatten opleveren om (bij) te sturen op de voortgang van de implementatie en te kunnen sturen op de ambitie behorende bij het organisatieplan/de reorganisatie. Het gewenste resultaat is een analyse of de uitoefening van de functies in de praktijk werkt zoals bedacht. Daarnaast betreft het ook aanvullend verbeter voostellen om het (beter) werkend te maken.   

Flexibel in onze aanpak 

We richten ons in onze aanpak specifiek op het toetsen van de 4 nieuwe functies (CIO, opgaveregisseur, ambtelijk opdrachtgever en adjunct afdelingshoofd). Dit deden wij door te starten met een intakegesprek met onze opdrachtgever en een documentstudie te houden. Hierdoor konden wij gericht een interviewformat opstellen, die we gebruikten als leidraad voor de interviews met functionarissen en stakeholders rondom elke functionaris. Omdat de nadruk lag op het praktisch maken van de bevindingen, was de volgende stap het gezamenlijk maken van de uitkomsten uit de interviews. Vervolgens was het plan om gezamenlijk (functionarissen en stakeholders) uitvoering geven aan de uitkomsten. Deze opzet maakt dat je op een slimme, efficiënte manier snel kunt toetsen of je op de juiste weg bent en de juiste dingen aan het doen bent.  

Door kort cyclisch te evalueren, konden we constateren dat Delft op de goede weg is. In onze gesprekken met de functionaris(sen) en hun stakeholders, merkten wij namelijk dat de nieuwe functies in de praktijk grotendeels worden uitgevoerd zoals beoogd. ​Hierdoor hadden we, in tegenstelling tot wat we verwachtten, weinig praktische verbetercasussen. Samen met onze opdrachtgever besloten wij daarom stap 3 & 4 van onze aanpak niet uit te voeren; als bureau streven wij ernaar om altijd flexibel in te spelen op wat er nodig is. We hebben daarom onze bevindingen uit de interviews vertaald naar concrete handvatten om de organisatieontwikkeling te verbeteren. Onze aanbevelingen en praktische handvatten gingen over het realiseren van een lerende organisatie, waar de directie direct mee uit de voeten kon. 

Wil je ook tussentijds jouw organisatieontwikkeling tegen het licht houden?

Neem dan contact op met Ralph.

  • 06-51234236

We werken aan impactvolle cases.

Bekijk onze cases
arrow_forward
arrow_back

2024 Copyright - Hiemstra & De Vries