Uitgangssituatie en doel
Niet alleen de opgaven veranderen, ook de verwachtingen en vragen vanuit de stad veranderen. De verwevenheid van de opgaven in de stad, vraagt om intensievere en effectievere samenwerking binnen de gemeentelijke organisatie. Doel van onze inzet was om de samenwerking tussen de ruimtelijke afdelingen te versterken, nu en in de toekomst. We zijn aan de slag gegaan om een toekomstbeeld te schetsen: Hoe ziet een toekomstbestendig ruimtelijk domein in Gouda er uit op het gebied van structuur, sturing en samenwerking?
Wat hebben we gedaan?
Samen met de directeur en de afdelingshoofden hebben we aan de hand van een aantal principes een toekomstbeeld geschetst van het ruimtelijk domein dat klaar is voor de toekomst/ Op basis van dat toekomstbeeld, hebben we een ontwikkelagenda gemaakt: wat staat Gouda nú concreet te doen om dit toekomstbeeld te realiseren. Zoals we vaker tegen komen werd in eerste instantie in Gouda vooral gekeken naar de inrichting van de organisatie. Moeten we niet de afdelingen anders organiseren? Reorganiseren brengt vaak veel onrust met zich mee. Dat wilden we voorkomen. Het is belangrijk dat het ‘harkje’ logisch en begrijpelijk is. We hebben onze focus vooral gericht op het verbeteren van de sturing.. Onze slogan: in toekomstbestendige organisaties is sturen de nieuwe manier van organiseren. Concreet betekent dit dat voor het voldoen aan alle opgaves die op publieke organisaties afkomen.. Toekomstbestendig organiseren gaat in eerste instantie over het uitdenken van de sturingsfilosofie om op basis van deze visie te bepalen hoe daar te komen.
Opdrachtgericht samenwerken als basis van toekomstbeeld
We hebben een toekomstbeeld voor het ruimtelijk domein van de gemeente Gouda gemaakt. Daarin hebben we de manier waarop samenwerking aan opgaven en projecten in Gouda tot stand komt uitgewerkt; opdracht gericht samenwerken is de basis.
Opdracht gericht werken houdt in dat voor alles wat er binnen de organisatie wordt gedaan er één opdrachtgever en één opdrachtnemer is. Opdracht geven en opdracht nemen gebeurt voortdurend. Opdrachtgericht samenwerken is de manier om werk te definiëren en bemensen. Én biedt mogelijkheden hier effectief op te sturen. Hierdoor ontstaat helderheid over de samenwerking, de sturingslijnen die gevolgd worden en de te behalen resultaten en effecten op alle niveaus.
Ontwikkelagenda die stap voor stap vooruit helpt
Nu we weten waar we naar toe willen is het belangrijk om na te denken over een passende route om daar te komen. Een route die tempo geeft en die haalbaar is. Om bij het toekomstbeeld te komen gaan we werken op een manier zoals in dit toekomstbeeld beschreven: met duidelijke opdrachten, met heldere sturing, vanuit een duidelijke inrichting. Wij hebben een ontwikkelagenda gemaakt om de route af te leggen. Een ontwikkelagenda biedt overzicht en houvast in het sturen op de gewenste ontwikkeling. Zowel voor de collega’s die aan het stuur zitten als de rest van de organisatie.
Wat is het resultaat?
We geloven dat dit toekomstbeeld én ontwikkelagenda een stevige basis legt. In het toekomstbeeld dat we schetsen beschrijven we de ‘harde’ kant van samenwerken, gestold in processen, organogrammen en werkmethodieken, . Dit is echter altijd ondersteunend aan de samenwerking. Kortom, dit toekomstbeeld gaat over zowel de zachte als de harde kant. Beiden zijn noodzakelijk voor een toekomstbestendig ruimtelijk domein.
Merkt de inwoner van Gouda hier nu iets van? De vragen en de projecten worden er niet minder ingewikkeld van. Juist wanneer de buitenwereld complex is, vraagt dit om eenvoud binnen de gemeentelijke organisatie. Door dit nu te regelen, kan er meer tijd en aandacht worden besteed aan dat waar alle Goudse ambtenaren het liefst aan werken: een mooie, levendige, duurzame stad.
