Alphen aan den Rijn: strategische doorontwikkeling bedrijfsvoering

Dromen durven doen: partnerschap in de bedrijfsvoering als sturingsfilosofie

Hiemstra & De Vries helpt in de doorontwikkeling van het domein bedrijfsvoering. Dit gaat over het samenspel tussen bedrijfsvoering en primair proces. Je kan dit het beste met een tango vergelijken. De rolverdeling moet helder zijn en je moet op elkaar ingespeeld zijn. Je moet durven leiden én durven volgen. Maar bovenal: dat kan je alleen samen doen. Met dit samenwerkingsperspectief veranderden we de manier waarop de bedrijfsvoering in Alphen aan den Rijn werkt. Als voorbeeld: de rolopvatting van de bedrijfsvoering wordt niet langer top-down medegedeeld, maar komt in samenspraak tot stand. Immers, daar waar de dienstverlening van de bedrijfsvoering stopt heeft het primair proces dit juist te organiseren. It takes two to tango.

Doorontwikkeling bedrijfsvoering gemeente: uitgangspunt en doel

Toen we startten in Alphen aan den Rijn zagen we dat er in de bedrijfsvoering met passie werd (en wordt!) gewerkt aan de interne dienstverlening. Er werden veel resultaten geboekt. Maar er was ook frustratie. De aandacht ging naar brandjes blussen en gaten dichtlopen. Het lukte onvoldoende om problemen ook structureel op te lossen. Door een versplintering van teams waren medewerkers vooral bezig met hun eigen uitdagingen. Hierdoor ontbrak het soms aan samenhang. Er waren verschillende verwachtingen over de rol en bijdrage van bedrijfsvoering.
Wij werden gevraagd om beweging te creëren in de bedrijfsvoering en om gestructureerd te werken aan het realiseren van bovenstaande uitdagingen vanuit een gezamenlijk droombeeld. Waarbij we een bedrijfsvoering achterlaten die de verandering ook verder kan dragen. Hierin was het managementteam van bedrijfsvoering belangrijk als drager van de verandering: dromen durven doen.

Wat hebben we gedaan?

In fase 1 hebben in een rol als strateeg bedrijfsvoering geholpen om samen met het MT-bedrijfsvoering een gezamenlijke visie op de bedrijfsvoering te formuleren. Dit was een intensief traject waarin er een sterke samenwerking nodig is in het MT-bedrijfsvoering. Om dit te versterken stapte één van onze teamcoaches in om de teamontwikkeling te begeleiden. De visie op de bedrijfsvoering richt zich op het ontwikkelen van het partnerschap met het primair proces. Daarom hebben wij uitdrukkelijk het primair proces betrokken in deze ontwikkeling: In de programmastructuur heeft een klankbord met managers uit het primair proces een cruciale rol om tot gezamenlijke keuzes te komen. Zo ontstaat er een structureel en gelijkwaardig gesprek tussen de bedrijfsvoering en het primair proces. In fase 2 hebben we in de rol van programmamanager vorm en inhoud gegeven aan de visie. We werkten daarnaast aan een toekomstbestendige manier van organiseren en sturen in de bedrijfsvoering waarbij er meer aandacht is voor het collectief en wat tot minder versplintering leidt.

Resultaat van de doorontwikkeling bedrijfsvoering gemeent

De visie om als bedrijfsvoering het primair proces maximaal te kunnen ondersteunen, ook in een groeiende organisatie, krijgt nu handen en voeten in de praktijk. Zo wordt er gewerkt aan:

• Businesspartners die een stevige gesprekspartner zijn voor het management van het primair proces.
• Businessteams met adviseurs van verschillende bedrijfsvoeringsonderdelen adviseren samen integraal het primair proces.
• Een heldere rolverdeling tussen bedrijfsvoering en primair proces die tot op taakniveau concreet wordt afgestemd met het primair proces.
• Bedrijfsvoeringskaders die toegankelijk zijn: vindbaar en leesbaar, ook voor de ‘leek’.
• Het realiseren van de gewenste sturing en structuur.
• Een sterk managementteam die samen sturing geeft aan de doorontwikkeling.

De doorontwikkeling komt in een fase dat de organisatie de verandering steeds draagt. Wij blijven op de achtergrond een sparringpartner. Zo laten we een sterkere organisatie achter.