Uitgangssituatie en doel
De afdeling Concern Control binnen de gemeente Almere is met doelmatig- en doeltreffendheidsonderzoeken aan de slag gegaan. Omdat de afdeling ervaring met dit type evaluatie wilde opdoen, hebben ze ons gevraagd hierbij te ondersteunen. De eerste onderzoeken hebben wij samen met hen mee uitgevoerd. Onze rol is dat we het team op weg helpen.
Wat hebben we gedaan?
We werken als onderdeel van het team. Gezamenlijk voeren we verschillende evaluatieonderzoeken uit binnen de gemeentelijke organisatie. Een eerste onderzoek focuste op het gemeentelijk proces van naturalisatie: van eerste aanvraag tot het feestelijk uitreiken van paspoort en Nederlandse nationaliteit. Hoe zien we kernwaarden van de gemeente zoals ‘hartelijk’ en ‘betrouwbaar’ terugkomen in dit proces? Welke kansen zijn er voor verbetering? Inmiddels lopen er twee onderzoeken rondom duurzaamheid, onder andere over het samenspel tussen beleid, uitvoering en beheer rondom de duurzame inrichting van de openbare ruimte. Hoe worden doelen vertaald naar plannen? En welke mechanismen zijn daarbij wel en niet helpend?
We werken met het team vanuit de filosofie ‘voordoen – mee doen – zelf doen’. Onze rol wordt in elk onderzoek kleiner; die van de gemeente steeds groter. Waar we bij het eerste onderzoek de kar trokken in het opstellen van toetsingskader, onderzoeksopzet en rapportage, nemen we in het tweede en derde onderzoek een meer ondersteunende rol in. We reiken daarbij methoden en modellen aan die helpend zijn. Ook organiseren we workshops binnen het team, bijvoorbeeld over het stellen van effectieve vragen. Samen met dit team reflecteren we tussentijds op het (leer)proces.
Wat is het resultaat?
Als gevolg van deze aanpak vindt leren plaats binnen de gemeente Almere op twee niveaus:
1. Het team leert hoe een goede lerende evaluatie wordt uitgevoerd, waarbij doelmatig- en doeltreffendheid centraal staat.
2. De organisatie leert van de inzichten uit de evaluatie: wat is er nodig voor doorontwikkeling van de organisatie?
De bevindingen en aanbevelingen uit het eerste onderzoek zijn heel positief ontvangen door het MT Burgerzaken. ‘Waar rechtmatigheidsonderzoeken soms voelen als naar de letter van de wet, voelt dit als een onderzoek over de geest van de wet.’ De aanbevelingen worden opgepakt om dienstverlening richting Almeerders te verbeteren.
Door dit lerende proces kan het team doelmatig- en doeltreffendheidsonderzoeken blijven uitvoeren gericht op het verbeteren van de organisatie. Met deze – straks niet meer nieuwe – manier van onderzoeken blijft de gemeente Almere leren en doorontwikkelen zodat het werk dat binnen de gemeente wordt verzet nog beter bijdraagt aan de doelen van de gemeente.
