Werkdruk verminderen met de leergang Opdrachtgericht Samenwerken

Het is de basis van goed functionerende organisaties. Het is zo fundamenteel dat we er te weinig aandacht voor hebben. Met stress, herstelwerk, onrealistische plannen en gemiste kansen tot gevolg. Vaak gaat het ook goed (met dank aan de creativiteit en het oplossend vermogen van jezelf en je collega’s), maar denk eens aan de frustratiemomenten: vaak gaan die momenten over onduidelijke sturing, miscommunicatie en verschil in verwachtingen.

Naast dat ik zelf de hele dag kan oefenen met werk aannemen en overdragen, geef ik sinds een aantal jaar trainingen bij verschillende publieke organisaties, zoals gemeentes, ministeries en provincies. Juist in publieke organisaties (met complexe afdelings- en organisatie-overstijgende opgaven, cruciale lopende processen, de huidige krappe arbeidsmarkt, de dynamiek tussen bestuur en de ambtelijke organisatie en een steeds veranderende context) is bewust werk overdragen, aannemen en prioriteren van groot belang en best wel lastig. Wij noemen deze trainingen bij Hiemstra & De Vries opdrachtgericht samenwerken. Ik krijg er altijd veel energie van als ik merk dat opdrachtgericht samenwerken helpt om:

• Met alle professionals in de organisatie dezelfde principes na te leven over hoe je werk aanneemt, overdraagt en hoe je prioriteert. Door een gemeenschappelijke taal begrijp je elkaar veel sneller en spreek je elkaar makkelijker aan.
• Als organisatie ambitie en capaciteit goed met elkaar te matchen. En hoe kun je dit inzichtelijk en bespreekbaar maken op de verschillende abstractieniveaus in de organisatie? Uiteindelijk zorgt dit voor veel realistischere en haalbare doelen.
• Als organisatie lerende te worden. Hoe kun je individuen laten leren en ontwikkelen, terwijl de organisatie ‘gewoon’ moet draaien en leveren. Dit maakt je organisatie veerkrachtiger, minder kwetsbaar wanneer mensen vertrekken en een leukere plek om te werken
• Als individu veel meer grip te hebben op je werk en leren hoe jij meer in regie kunt zijn. Wat mag je van wie verwachten en misschien nog wel belangrijker: wat mag je van jezelf verwachten? Wat heb jij nodig om je werk goed uit te kunnen voeren en hoe kun je dat bespreekbaar maken?

In mijn werk kom ik nog wel eens verwarring tegen over waar opdrachtgericht samenwerken over gaat. Daarom hieronder ook een rijtje van wat opdrachtgericht samenwerken NIET is:

• …een werkmethodiek zoals scrum, P2, lean six sigma of design thinking. Het is veel fundamenteler. Als je heel goed opdrachtgericht samenwerkt, zal ook de kwaliteit van je werkmethodiek (welke dan ook) verbeteren.
• …alleen voor projectmatig werk. Het gaat over ál het werk dat je als organisatie te doen en te verdelen hebt. Van het kwalitatief goed uitvoeren van wettelijke taken tot het vormgeven en uitvoeren van complexe dynamische opgaven.
• …ontworpen voor lineaire productieprocessen, maar juist voor de complexe realiteit waarin publieke organisaties (gemeente, provincies, ministeries, etc) zich dagelijks in bevinden.
• …een reeks aan formats, excel-sheets, of andere manieren om via (digitaal) papierwerk grip te krijgen of te standaardiseren. Het is zeker slim om dingen vast te leggen, maar daar gaan de basisprincipes van opdrachtgericht samenwerken niet over.
• …een timemanagementcursus waarin je leert hoe je je mail moet beantwoorden of je agenda’s moet beheren. Ontzettend nuttig, maar dat leer je niet in deze training.
• …de heilige graal: frustratie, gedoe en onduidelijkheid is er ook als je opdrachtgericht samenwerkt. Wel minder. En als er frustratie, gedoe en onduidelijkheid is, helpen de principes van opdrachtgericht samenwerken om de vinger op de zere plek te leggen en iets aan de situatie te doen.