Transformatieve bezuinigingsaanpak

Gemeenten staan voor grote maatschappelijke opgaven en de financiële situatie is nijpend. Een transformatieve bezuinigingsaanpak is nodig. Een aanpak die leidt tot structurele bezuinigingen én slimme investeringen. Hieronder lees je het interview met Thijs De Jongh, gemeentesecretaris van de Gemeente Steenbergen. Dit is het eerste interview in een reeks over de rol van hoger management om in de huidige financiële situatie te sturen op een toekomstbestendige organisatie.

Het zoeken van financieel evenwicht is meer dan je uitgaven verminderen en je inkomsten verhogen. Het doet iets mét je organisatie en het kan iets doen vóór je organisatie. Gemeenten staan voor grote maatschappelijke opgaven en de financiële situatie is nijpend. Op de lange termijn is dat bijna niet houdbaar en vraagt dit om keuzes in het voorzieningenniveau. Een sterke overheid geeft sturing aan maatschappelijke opgaven, heeft grip op financiën en een toekomstbestendige begroting. De financiële opgave is waarschijnlijk langdurig en de opgave waar gemeenten voor staan is zeer complex. Een transformatieve bezuinigingsaanpak is nodig waarbij je voorbij de horizon van een 4-jarige meerjarenbegroting kijkt. Een aanpak die leidt tot structurele bezuinigingen én slimme investeringen. Succesvolle organisaties weten op korte termijn financiële ruimte te vinden om te investeren in duurzame oplossingen en zo te bouwen aan een toekomstbestendige organisatie. Over de manier waarop je dit doet spreken we met een aantal managers en bestuurders.

Ons eerste gesprek is met Thijs de Jongh, gemeentesecretaris van Steenbergen. Hij heeft een achtergrond als register-accountant. Als opwarmer in het gesprek beschrijft De Jongh met zacht Brabantse tongval vanuit het gemeentehuis zijn diverse dag. Vandaag is hij aan de slag geweest met zijn eigen leerplan en besprak hij op ambtelijk niveau de agenda van het college. Tussendoor stemde hij een aantal zaken af met een wethouder. Als teammanager van het cluster Kabinet ging hij in overleg over het werkplan en is hij in gesprek over samenwerking in de regio. Na een kwartier kijken we ineens tegen een leeg scherm. Een paar tellen later is hij weer terug. Met een glimlach vertelt hij: “de burgemeester. Moest even tussendoor.” De Jongh lijkt zich als een vis in het water te voelen in zijn secretarisrol. Hij is Steenbergen binnengekomen met de opdracht om de organisatie toekomstbestendig te maken. Een opdracht die hem past, hij houdt ervan om te bouwen en te verbinden.

Hoe ziet de financiële situatie eruit in Steenbergen?

We kenden Steenbergen uit Binnenlands Bestuur van zijn bestuurlijke dynamiek. De Jongh praat er zonder enig oordeel over: ‘Voordat ik hier kwam, vier jaar geleden, is er veel gebeurd in de politiek-bestuurlijke verhoudingen. Dit heeft natuurlijk ook gevolgen voor de ambtelijke organisatie. Toen ik hier kwam was de organisatie wat verkrampt. Om een toekomstbestendige organisatie te worden, is het nodig dat we die verkramping loslaten. Dat het weer normaal wordt om elkaar opbouwende feedback te geven. Om samen te werken aan een gezamenlijke ambitie. Ook heb ik hard gewerkt om de basis op orde te brengen in processen, zodat er rust en ruimte ontstaat.

‘Steenbergen heeft een goede financiële positie. Er zijn in het verleden geen uitspattingen geweest. Wel merkte ik dat het begroten transparanter kon. En het bleek dat we soms onnodig behoudend waren. We hebben nu bijvoorbeeld het risicoreserve goed in verhouding gebracht met de daadwerkelijke risico’s. De financiële opgave is voor ons overzichtelijk en de herverdeling van het gemeentefonds lijkt 2 euro per inwoner positief uit te vallen. De financiële situatie blijft echter kwetsbaar bijvoorbeeld door het sociaal domein. We moeten continu alert zijn op ontwikkelingen en risico’s.’

Hoe ontwikkelt Steenbergen zich?

Steenbergen, met stadsrechten vanaf 1272, is sterk in ontwikkeling. Met de aanleg van de A4 tussen Antwerpen en Rotterdam is Steenbergen een verbindingspunt geworden. De Jongh benoemt de gevolgen:

‘We zijn van moeilijk bereikbaar naar veel beter bereikbaar gegaan nu de A4 al bijna 7 jaar geleden is aangelegd. Tevens zijn we een ontwikkelingsgebied voor de Agro-food en bio-based economy. Beide elementen geven economisch en demografisch een aanzuigende werking. We staan aan de vooravond van nog meer mooie ontwikkelingen. Voor een gemeentesecretaris die van ontwikkeling houdt is dat erg fijn.’

Hoe werken jullie aan een toekomstbestendige organisatie?

‘We investeren het laatste jaar in projectmatig werken en daarbij met name op een goede opdrachtformulering waarin een bewuste keuze wordt gemaakt in de rol die je neemt als overheid. Wat is de bedoeling en welke rol vraagt dit van ons als overheid? Te vaak ga je direct in de uitvoering of faciliteren. Maar soms is het niet nodig en kan de samenleving het ook gewoon zelf. Daar is echt nog wel winst te halen. Ik zeg wel eens: het verdient 100% als je iets niet hoeft te doen en het kost 100% als je achteraf iets moet repareren. Dat is transformatief en dat ga je niet met efficiëntie-maatregelen realiseren. Kortom je moet eerst het goede gesprek voeren. Daarom zitten we soms ook met twee managers bij één wethouder om de werkagenda door te spreken. Zodat we geen zaken dubbel doen en ook geen gaten laten vallen.’

‘Tot begin vorig jaar was het niet gebruikelijk om met twee portefeuillehouders over één onderwerp te spreken. Vanuit het vaste stramien was dit niet gebruikelijk. Dat hebben we nu weten te draaien in ons bestuurlijk – ambtelijk samenspel. Natuurlijk heeft dat een aanlooptijd gehad. Dat gaat niet in één keer goed. Na de college-wisselingen zijn we bewust met elkaar dit soort acties gaan organiseren waardoor het steeds vaker voorkomt dat er bij maatschappelijke vraagstukken meerdere bestuurders betrokken zijn. Het was aan mij om te zorgen dat we dat als ambtelijke organisatie ook kunnen faciliteren in deze integraliteit. Als we hierin niet goed voorzien dan ontstaat er juist extra gedoe als je gaat samenwerken.’

‘Er zijn nu zeker al successen te benoemen in het integraal werken. We komen in een stroomversnelling. Dan denk ik aan de manier waarop drie collegeleden samenwerken rondom (overlast gevende) jeugd. Dat is echt een opgave die niet door één wethouder opgelost kan worden. We zien dat nu ook op andere dossiers: op ruimtelijk ordening, bedrijfsvoering, leefbare kernen en de omgevingswet. Doordat we goed op elkaar aangehaakt zijn, duiden we de impact beter en komen er slimmere oplossingen op tafel.’

Wat is de rol van de secretaris in de ontwikkeling richting een toekomstbestendige organisatie?

De Jongh vertelt vriendelijk, rustig en bescheiden. ‘Mijn valkuil is dat ik mijzelf niet altijd zichtbaar maak. Ik ben geen bestuurder. Ik faciliteer het proces in het college. Onze wethouders weten goed wat er leeft. Soms zitten er in het proces zaken die de bestuurders wel weten, maar de ambtelijke organisatie niet. Bestuurders moeten hierin ook de ambtelijke organisatie voeden. Ik probeer altijd aan zelfreflectie te doen. Zijn ze wel met het juiste verhaal bezig? Hebben ze het stuk wel goed gelezen, moet ik dan nog een toelichting geven? Als het goed gaat hoef ik weinig te doen.’

Wat gaat er gebeuren als de financiële situatie in Steenbergen verslechterd?

‘De zes kernen in onze gemeente lossen dingen graag zelf op, , dat blijkt uit ervaringen en onderzoeken. We hebben veel vrijwilligers, mantelzorgers en een rijk verenigingsleven. Het adaptieve vermogen van de dorpen is groot. We moeten inwoners dus ook niet pamperen. Als de portemonnee opraakt dan heb je een volwassen gesprek te voeren tussen de overheid en inwoner. Net zoals je dat thuis ook moet doen als de portemonnee opraakt. Gelukkig staan onze financiën er nog steeds goed voor. Hopelijk blijft dat nog even bij ons weg, zodat we door kunnen bouwen aan onze organisatie. Het is en blijft mensenwerk, maar dit is toch wel cruciaal om toekomstbestendig te zijn. Dan is het wel fijn om te constateren dat we enorm veel betrokken mensen hebben in de organisatie!’

Hoe ziet de overheid van de toekomst eruit?

‘Ik zie in ieder geval geen harkje, maar beelden zegt hij gevat. Ik zie collega’s die snappen hoe het werkt en een bijdrage in teamverband willen leveren. Teams die we samenstellen op inhoud en talent. Soms heb je iemand nodig die de goede vraag ophaalt. Dan heb je een luis in de pels nodig of een echte netwerker. Het is steeds urgenter dat we de juiste teams neerzetten op de vraagstukken. En dat zijn steeds wisselende teams. Ook teams met onze collega-gemeenten. Het werk dat er in de veiligheidsregio wordt gedaan rondom corona is dan een geweldig goed voorbeeld. Dat hadden we niet zelf kunnen doen. Ze hebben zoveel werk uit handen genomen. Maar zelf hebben we ook een bijdrage geleverd als daar een beroep op werd gedaan. Het samenspel met je partners is dus ook cruciaal.’

Deze interviewreeks is opgezet als een estafette. Het stokje wordt steeds doorgegeven. De Jongh geeft het stokje door aan zijn buddy bij zijn SIOO-opleiding, Karen Coesmans – gemeentesecretaris van West-Betuwe.