Rol van bedrijfsvoering in opgavegericht werken

Blogreeks  ‘de cruciale rol van bedrijfsvoering in een moderne publieke organisatie’

Bedrijfsvoering van publieke organisaties zijn sterk in beweging. Er gebeurt van alles. Steeds weer blijkt de bedrijfsvoering een cruciale rol te spelen in het functioneren van publieke organisaties. Soms werkt bedrijfsvoering remmend, soms versnellend. Maar hoe zorg je er nu voor dat de bedrijfsvoering maximale toegevoegde waarde levert? Op welke vraagstukken heb je als organisatie dan een antwoord te formuleren? In deze blogreeks ‘de cruciale rol van bedrijfsvoering in een moderne publieke organisatie’ gaan we in op diverse vraagstukken die actueel zijn in de bedrijfsvoering van publieke organisaties. We geven onze analyse en oplossingsrichtingen. In deze eerste blog verdiepen we op de rol van bedrijfsvoering in het opgavegericht werken.

Voor professionals in de bedrijfsvoering kan het lastig zijn te bepalen hoe ze het opgavegericht werken kunnen ondersteunen. Wat is hun rol en verantwoordelijkheid? Welk handelingsperspectief is er als de ondersteuning knelt? We nemen je graag mee in de uitdagingen die bedrijfsvoering tegenkomt op de weg naar een organisatie waar het opgavegericht werken lóópt. En waar bedrijfsvoering bijdraagt aan versnelling van processen in plaats van vertraging.

Wat zien we?
Veel publieke organisaties organiseren hun werk in toenemende mate rondom opgaven. Wij verstaan onder opgave een maatschappelijk vraagstuk met bestuurlijke urgentie, waar meerdere partijen bij betrokken zijn en met een hoge mate van complexiteit. Complexiteit ontstaat bijvoorbeeld doordat wet- en regelgeving en financieringsstromen veelomvattend en diffuus zijn. Het opgavegericht werken is voor organisatie een antwoord op deze complexiteit: het helpt in een integrale aanpak van problemen en leidt daarmee tot gezamenlijke inspanning met partner én gezamenlijke resultaten. Binnen vakafdelingen van publieke organisaties zie je dat problemen vaak geïsoleerd worden opgepakt, terwijl samenwerking met (in- en externe) partners nodig is om tot de gewenste resultaten te komen.

Werken met opgaven kan op verschillende manieren. Bij sommige organisaties is de opgave dominant. Daar is de opgavemanager opdrachtgever voor de rest van de organisatie. Andere organisaties hanteren meer een ‘light’ variant, waarbij de opgavemanager eerder de rol heeft van regisseur. Hij beschikt niet over mensen en middelen. Bij iedere variant zien we één gemene deler: publieke organisaties hebben moeite om de bedrijfsvoering effectief aan te laten sluiten op het opgavegericht werken én de achterliggende opgaven.

Wat is het probleem?
Een oorzaak van de knelpunten die bedrijfsvoering ervaart, is dat binnen de bedrijfsvoering niet altijd herkend wordt dat opgavegericht werken een geheel nieuwe sturingslijn is in organisaties, en daarbij moet bedrijfsvoering wennen aan deze nieuwe manier van werken. Vanuit de behoefte aan stabiliteit, is de neiging is om het opgavegericht werken vanuit het oogpunt van bedrijfsvoering te ondersteunen met bestaande instrumenten. Daarmee blijft de organisatie, en bedrijfsvoering in het bijzonder, zich richten op de vakafdelingen. Daar zijn de afdelingsmanagers hun primaire gesprekspartner. Onbewust wordt daardoor veelal vooral naar de behoefte van de afdelingsmanagers gekeken en in minder mate naar opgavemanagers of opgaveregisseurs.

Opgavemanagers werken heel anders dan afdelingsmanagers. Ze werken vaak veel meer samen met partners in de stad of regio. Hun werk wordt gekenmerkt doordat er vaak geen direct zichtbare relatie is tussen de maatregelen en effect. Ook hebben opgavemanagers vaak geen budget of mensen. Mede daardoor lopen veel opgavemanagers vast in het begrotingsproces. Extra ingewikkeld is dat het bij opgavegericht werken niet altijd helder is welke investeringen er nodig zijn,hoe die zich de komende tijd gaan ontwikkelen en wat de resultaten zijn van deze investeringen.

De bovenstaande knelpunten schetsen eigenlijk een volgend probleem: bedrijfsvoering en het werken in opgaven zijn nog twee verschillende werelden. De vraag is hoe de verbinding tussen die werelden te leggen is. Want binnen de bedrijfsvoering werkt iedereen vanuit zijn taak of functie met de beste intenties, maar de echte problemen en mogelijke oplossingen komen hierdoor vaak niet aan het licht. Het is geen onwil, maar mensen laten zich leiden door de waan van de dag en richten zich op de bekende operationele uitdagingen, zoals het leveren van betrouwbare sturingsinformatie aan de afdelingsmanager. Houdbaar is deze situatie niet. Het leidt tot irritaties, onbegrip en ruis.

Natuurlijk zijn er oplossingen mogelijk. Wij geven hier drie richtingen.
1. Voer een verkenning uit naar de knelpunten waar opgavemanagers tegenaan lopen in de bedrijfsvoering. Cruciaal is dat het proces en de resultaten van deze verkenning worden omarmd door de directie, de afdelingsmanagers, opgavemanagers en managers bedrijfsvoering. Hiermee voorkom je dat je vraagstukken elke keer opnieuw moet bevechten.
2. Creëer het structurele gesprek tussen opgavemanagers en bedrijfsvoering en zorg dat er vanuit de bedrijfsvoering sparringpartners beschikbaar zijn voor de opgavemanagers, die een brugfunctie kunnen slaan tussen de bedrijfsvoering en de opgaven. Dit zijn de bedrijfsvoeringsprofessionals die kunnen vertalen (wat zijn de wensen), vooroplopen (weten wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn) en versnellen (zorgen dat het gebeurt). Zij adviseren, maar helpen ook realiseren.
3. Experimenteer binnen bedrijfsvoering hoe je met elkaar aan opgaven en hun oplossingen kunt werken. Dit vraagt om een andere mindset, om transitie-denken. Begin klein en experimenteer. Werkt het? Maak het dan structureel en borg het in de organisatie. Zo creëer je een werkplaats waar je kunt werken met logische onderliggende aannames. Wat je feitelijk doet is het toetsen van aannames, die je vervolgens kunt bijsturen en verbeteren. Het betekent ook dat je bij risico’s niet meteen nee verkoopt, maar dat je keuzes en consequenties goed in beeld brengt.

Professionals in de bedrijfsvoering staan voor heel veel uitdagingen. Uitdagingen die spannend zijn, maar die uiteindelijk ook tot zichtbaar resultaat gaan leiden. Dat is bevredigend, want daar doen we het voor. Opgavegericht werken verdient het dus om omarmd te worden. Durf als bedrijfsvoering te onderzoeken wat dit betekent!

Verder praten met Gerco Liefhebber naar aanleiding van deze blog?

  • ‭06-36422696‬

Actuele berichten Kennis & Inzicht

Bekijke alle berichten
arrow_forward
arrow_back

2024 Copyright - Hiemstra & De Vries