Opdrachtgericht samenwerken: sleutel tot effectieve overheidsorganisaties

Politieke prioriteiten verschuiven, maatschappelijke verwachtingen veranderen en de werkdruk is vaak hoog: welkom bij de overheid. Prachtige plek om je ervaring, maatschappelijke betrokkenheid, kennis, kunde en creativiteit in te zetten. Zeker als overheidsorganisaties effectief werken en daar valt nog een hoop winst te behalen.

Mijn beeld is dat er nog te vaak wordt gewerkt zonder duidelijke afbakening van rollen en verantwoordelijkheden. Dit leidt tot miscommunicatie, inefficiëntie en frustratie bij zowel medewerkers als bestuurders. De organisatie meer laten functioneren langs de inzichten van het opdrachtgericht samenwerken (OGSW) biedt een oplossing die niet alleen de creativiteit en resultaatgerichtheid verhoogt, maar ook de betrouwbaarheid en kwaliteit van het overheidswerk verbetert.

Waarom OGSW essentieel is voor de overheid

Opdrachtgericht samenwerken gaat over het helder contracteren van werk: wie draagt het over, wie neemt het aan en onder welke voorwaarden? Dit is geen vrijblijvende werkwijze, maar een fundamentele bestuurskundige noodzaak. Zonder duidelijke opdrachtverstrekking en -aanname blijven ambities vaag, wordt de sturing zwak en ontbreekt eigenaarschap. Een aantal aspecten:

Meer regie over werk – Veel ambtenaren ervaren een hoge werkdruk, maar weten niet altijd zeker of ze aan de juiste prioriteiten werken. OGSW dwingt organisaties om prioriteiten expliciet te maken. Door bewust werk aan te nemen en te verdelen, wordt duidelijk waar energie op moet worden gezet en wat wellicht moet worden teruggelegd, uitgesteld of minder groots aangepakt. Dit voorkomt onnodige werkdruk en verhoogt de doelgerichtheid.

Betrouwbare en voorspelbare resultaten – Door OGSW toe te passen, worden afspraken expliciet en herleidbaar. Dit vergroot de voorspelbaarheid van het werk. Bestuurders krijgen beter inzicht in de voortgang van opdrachten, krijgen meer heldere besluiten voorgelegd en medewerkers weten precies wat er van hen verwacht wordt. Dit voorkomt teleurstellingen en versterkt de geloofwaardigheid van de organisatie.

Professionele ontwikkeling en leervermogen – OGSW maakt werk niet alleen efficiënter, maar ook leerzamer. Elke opdracht biedt ruimte om vaardigheden te ontwikkelen en kennis te verdiepen door dit expliciet te maken. Leidinggevenden en medewerkers kunnen bewuster sturing geven aan hun professionele groei door opdrachten af te stemmen op leerdoelen. Dit verhoogt niet alleen de motivatie, maar maakt de organisatie als geheel innovatiever.

Van vage verwachtingen naar concrete afspraken

OGSW werkt volgens een aantal kernprincipes:

1. Eén opdrachtgever, één opdrachtnemer per opdracht (enkelvoudige sturing): Dit voorkomt verwarring en verdeelde sturing. Bij grotere opdrachten kan een opdrachtnemer op zijn beurt opdrachtgever worden richting anderen, maar de primaire lijn blijft helder.
2. Contracteren en hercontracteren: Elke opdracht start met duidelijke afspraken over doelen, randvoorwaarden en wederzijdse verwachtingen. Wanneer de situatie verandert, worden deze afspraken geactualiseerd.
3. Gelijkwaardig partnerschap: De relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is gelijkwaardig met inachtneming van de verschillende verantwoordelijkheden: het is een professionele dialoog. Beiden hebben verantwoordelijkheden en dragen bij aan het succes van de opdracht.

Geen bureaucratie, maar betere samenwerking

Een veelgehoord misverstand is dat OGSW een extra bureaucratische aspect toevoegt. Integendeel, het helpt juist om overbodige bureaucratie te elimineren. Het voorkomt dat medewerkers verdrinken in onduidelijke opdrachten of inefficiënte werkprocessen. Door helder te contracteren, wordt overbodig overleg verminderd en worden taken efficiënter uitgevoerd.

Mijn oproep aan overheidsprofessionals

Het is tijd om afscheid te nemen van onduidelijke werkverdeling en impliciete verwachtingen. Professionals binnen de overheid kunnen zich afvragen: werken wij opdrachtgericht, of laten we ons leiden door de waan van de dag? Het is tijd om de regie te pakken en werk structureel beter te organiseren. Het is het meest fundamentele van organisatie zijn: werk op een goede manier organiseren.  Dat lijkt makkelijk en vanzelfsprekend, maar dat is het niet.