“Organisaties moeten niet verdwijnen in het gat van de complexiteit”

Door nadruk te leggen op hoe groot en complex de maatschappelijke opgaven van deze tijd zijn, lijken we juist niet verder te komen. We verdwijnen in het gat van complexiteit. En de roep om oplossingen om uit dat gat te kruipen, zoals meer regie, prioriteren, keuzes maken en vooral daadkracht tonen, maakt misschien wel dat we dieper in de put terecht komen. De roep om meer eenvoud, zoals mijn collega Jaring Hiemstra elders in dit magazine doet, klinkt aantrekkelijk, maar wat is dan je eerste stap? We hebben behoefte aan eerste hulp bij complexiteit.

Wat is de kracht van eenvoud? Waarom raakte de oproep van Jaring bij mij een gevoelige snaar? Een deel van het antwoord is dat ik steeds vaker zie dat mensen worden lamgeslagen door telkens de stapeling van opgaven te benadrukken, dat het veel is, en dat we van crisis naar crisis hobbelen. Wat helpt er om niet te verstijven door complexiteit? Het belangrijkste is om niet om de hete brij heen te draaien, maar van de wal te komen en aan de slag te gaan. Vier eenvoudige stappen om los te komen:

1. Maak het onderscheid tussen ingewikkeld en complex

Niet alles is complex. Je hebt dingen die complex zijn en dingen die ingewikkeld zijn. Ingewikkeld is een vraagstuk dat je met behulp van allerlei experts en knappe koppen kan oplossen. Ingewikkelde vraagstukken vragen vooral denkkracht. Dat is anders bij iets dat complex is. Dan gaat het om zaken die nauwelijks te voorspellen zijn. Zoals het weer: het weer voor de komende dagen is nog wel te voorspellen, daarna wordt het steeds lastiger. Bij complexe vraagstukken is het net zo. Daarom vraagt een ingewikkeld vraagstuk een andere aanpak dan een complex vraagstuk. Een ingewikkeld vraagstuk kun je te lijf gaan met een stappenplan: stap voor stap kom je steeds verder. Wanneer je te maken hebt met een complex vraagstuk ben je, wanneer je niet uitkijkt, vooral bezig met het steeds actualiseren van je stappenplan en het bijstellen van stappen. Bij complexe vraagstukken heb je geen uitgebreid stappenplan nodig, maar moet je organiseren dat je telkens een stap verder komt.

2. Loop er niet omheen maar omarm de complexiteit

Bricolerend vermogen is een Belgische term die verwijst naar de gave om ‘gewoon te gaan doen’ in een imperfecte beleids- en politieke wereld en de verleiding te weerstaan om eerst perfecte plannen te maken. Dat is best lastig. Het vraagt dat een organisatie niet blijft hameren op de complexiteit, maar deze juist omarmt. Dat omarmen helpt de onzekerheid weg te nemen. Het gevoel van onmacht, stress en ongeduld te verdrijven. Belangrijk daarin is dat we erkennen dat werkwijze van professionals, managers en bestuurders ook moet veranderen om de uitdagingen van deze tijd effectief te bestrijden. Te veel nog zijn we gewend om met agenda’s te werken waar we ons, in weerwil van de werkelijkheid, aan vast willen houden.

3. Kruip bij elkaar

Dialoog is belangrijk bij complexiteit. Het helpt om van verschillende kanten naar een vraagstuk te kijken. En bij elkaar kruipen is behulpzaam omdat er een gemeenschappelijke taal nodig is. Ook hier dreigt de valkuil dat er te lang wordt nagedacht wie er dan allemaal moeten meepraten. Kom van de kant af, begin met gesprekken, dan ontdek je vanzelf wie er nog meer betrokken moeten worden. Ik ontdekte het zelf bij een klus die ik deed voor de gemeente Rotterdam: in ieder interview kreeg ik wel een tip over een collega die ik ook eens moest spreken. Zo ontstond er olievlek waardoor steeds meer mensen meepraatten en meedachten.

4. Vier iedere kleine stap

Het is belangrijk om alle kleine stappen te benoemen en zelfs te vieren als stappen de goede kant op. De onderzoekers Termeer en Dewulf (2019) ontwikkelden daar een mooie theorie voor hebben ontwikkeld: het small wins framework. De kerngedachte achter dit framework is dat vele kleinschalige en diepgaande ‘stapjes vooruit’ kunnen resulteren in grote veranderingen. Termeer en Dewulf wijzen erop dat er nieuwe energie loskomt door de small wins, omdat betrokkenen zelf enthousiast worden van als de small wins door ze te delen en te vieren. Het small-wins framework laat zien dat kleine stapjes van grote betekenis kunnen zijn. Dat is geen groots nieuw inzicht, maar wel een belangrijke stap.

Vier eenvoudige stappen die het werken aan complexe opgaven in elk geval leuker maken. Ik moest denken aan het flauwe grapje dat ik laatst hoorde toen ik langs een oude comedyserie zapte: Hoe krijg je de Paus in een Volkswagen? Dat kun je aanpakken als een complex vraagstuk. Het antwoord was gewoon iets gaan doen: z’n mijter afzetten.