Best practices voor programma- en opgavemanager energietransitie G40 gemeenten

Op 3 oktober 2023 zijn we bij Hiemstra & de Vries in gesprek gegaan over de energietransitie als een organisatievraagstuk met programma- en opgavemanagers Energietransitie en directeuren Stedelijke ontwikkeling van een aantal G40 gemeenten. Ook gingen we in gesprek met Maureen van Eijk, directeur van het Nationaal Programma Lokale Warmte over ontwikkelingen in de warmtetransitie. In dit artikel delen we de belangrijkste handvatten voor vier organisatieonderwerpen en geven inzicht in hoe anderen dit in de gemeenten hebben georganiseerd.

 

De organisatievraagstukken in de klimaattransitie

De energietransitie: een organisatievraagstuk

Bij Hiemstra & de Vries zien we de energietransitie als een fysiek én sociaal maatschappelijk vraagstuk. Vol met dilemma’s, maar waar we het maken van keuzes niet moeten schuwen. Ingrijpen én niet ingrijpen hebben immers grote maatschappelijke gevolgen.

Wat zien wij gebeuren?

We zien dat de urgentie op veel plekken wordt gevoeld. Er wordt hard gewerkt, waarbij veelal nieuwe teams worden opgezet of bestaande teams snel worden uitgebreid. Daarbij treffen wij vaak de volgende realiteit:

  • Torenhoge ambities, soms zelfs hoger dan die van het Rijk;
  • Extra (tijdelijke) middelen vanuit het Rijk voor – delen van – de brede opgave;
  • Maar er is gebrek aan realisatiekracht en -capaciteit. Moeite om de juiste expertise in huis te halen en te behouden;
  • Netwerkpartners die onvoldoende op elkaar zijn aangesloten;
  • Een versnipperd politiek landschap;
  • Complexiteit van een lange termijn opgave met een college met een relatief korte scope. Hoe zorg je daarbij voor het juiste draagvlak/tempo?

Om de gestelde doelen te bereiken, is enkel een ‘team energietransitie’ dat daaraan uitvoering geeft, niet voldoende. We zien dat gemeenten de uitvoeringskracht van energieteams proberen te verbinden aan die van de lijn en van partners en inwoners in de stad. Daarvoor is het nodig dat processen,  organisaties en mensen in lijn worden gebracht met elkaar.

Werken in een transitie

Transities vergen dat het bestaande systeem wordt ‘ont-wikkeld’, terwijl nieuwe patronen er nog niet zijn. In deze fase is het zoeken naar een nieuwe stabiele ordening, waarbij:

  • wettelijke kaders vaak nog in de maak zijn​
  • oplossingen nog niet bekend zijn​
  • het oud en nieuw naast elkaar bestaan​
  • we zoeken naar spelregels en rolverdeling​
  • we op korte termijn stappen moeten zetten in de uitvoering, zonder spijt op de lange termijn (no-regret maatregelen)​

Dit leidt bij sommigen tot een gevoel van verlies, stress en onvrede. Het is belangrijk om dit te managen. Een gebrek aan kader en oplossingen vraagt om ontwikkeling van nieuwe patronen en nieuwe kennis en vaardigheden​​.

Dit alles leidt tot nieuwe vraagstukken, waarbij er een stop-start-strategie nodig is:

  • Het oude bewust afbouwen en uitfaseren
  • Het nieuwe op laten komen en stabiliseren.

Echter zien wij op dit moment nog veel energie in het behoud en optimalisatie van het bestaande. Transitiewerk wordt door de staande organisatie nog (te) vaak ervaren als ‘verstoring’ ervaren.

In gesprek met programma- en opgavemanagers

Tijdens het gesprek op 3 oktober zagen wij dat iedere gemeente inmiddels wel een programmaplan heeft en bezig is met de acties die bij deze opgave komen kijken. Nu komt het volgende stadium: Hoe gaan we dat dan organiseren, echt goed aanpakken, de samenhang bewaken en effectief samenwerken met externe partners? De hoge ambities, aandacht, middelen dwingen gemeenten tot actie, ook al is er nog veel onduidelijk en verandert het landschap voortdurend.

De hoofdconclusie is: De gemeenten ervaren vergelijkbare problemen en kunnen dus ook veel van elkaar leren. Iedere gemeente heeft iets anders goed voor elkaar. Samen zijn we gekomen tot vier aanknopingspunten die helpen om de energietransitie te organiseren.

Nieuwe handvatten

Politieke context

Hoe neem je de raad mee in zo’n complex onderwerp als de energietransitie? De energietransitie is een constant bewegend speelveld met veel nieuwe ontwikkelingen. Raadsleden hebben beperkte capaciteit en kennis (zeker wanneer het politieke landschap versplintert is). Het is aan de gemeenteraad om te sturen, hoe kan je hen in stelling brengen? De gemeente Utrecht heeft een gestructureerde aanpak.

Best practice: Het betrekken van de raad – Gemeente Utrecht

“We zijn met de energietransitie een nieuw systeem aan het uitrollen, waardoor we bijna 40 raadsbrieven per jaar sturen over de energietransitie. Hoe gaat een raadslid dit herkennen, koers bepalen en controleren of we goed bezig zijn? Daarom hebben we structuur aangebracht.

We sturen regelmatig over een paar grote onderwerpen, zoals (1) verduurzaming gebouwde omgeving en energiearmoede, (2) de warmtetransitie en (3) duurzame opwek raadsbrieven. In deze brieven verzamelen we allerlei ontwikkelen en beschrijven we de voortgang. Op deze manier proberen we de raad een breed beeld te geven en te houden over de totale voortgang. De losse raadsbrieven kunnen dan altijd binnen dit bredere kader worden gepositioneerd.”

Wij zien bij klanten dat het helpt om de Raad te informeren niet omdat het moet, maar omdat je iets te vertellen hebt waar je graag hun mening over wil horen of dat je een dilemma hebt waar een keuze gemaakt moet worden. Dat betekent een andere manier van informeren.

Interne organisatie

Verschillende gemeentes hebben de energietransitie verschillend georganiseerd: Soms meer in de lijn of meer in een programma. Er is geen goed of fout, het moet passen bij de organisatie. Maar, daarbij is het wel van belang bewuste keuzes te maken voor hoe iets georganiseerd moet worden én duidelijke afspraken over hoe je dit naar elkaar kan verantwoorden. Twee mooie voorbeelden de gemeente Leiden en de gemeente Oss.

Best practice: Effectief organiseren in een programma – Gemeente Leiden

“We bereiken als gemeente veel doordat we de verschillende onderdelen in de klimaattransitie hebben opgeknipt in vier programma’s: Energietransitie, Klimaatadaptatie & Biodivers vergroenen, Circulair en Duurzame Mobiliteit. Elk van deze programma’s bevindt zich in een andere fase. En door het op te knippen kun je op maat je rol pakken ongehinderd door wat ergens anders speelt.

Bij Klimaatadaptatie zijn oplossingen al langer concreter en dit bevindt zich echt meer in de uitvoerende fase dan de energietransitie. Ook zijn er minder partner bij betrokken dan bij de energietransitie.

Bij Circulariteit is nog meer in een eerdere verkennende fase en ligt nóg meer bij externe partners. Daarom is het effectiever gebleken om hier aparte programma’s van te maken.

Afhankelijk van de fase van de transitie en het aantal betrokken partners kan de overheid een andere rol en houding aannemen. In het voorbeeld hierboven is de overheid meer regisserend bij klimaatadaptatie en meer participerend bij circulair. Lees meer over mogelijke rollen van de overheid volgens het NSOB model.

Best practice: Effectief organiseren in een lijn – Gemeente Oss

“Het team dat werkt aan de energietransitie zit binnen de afdeling Leefomgeving, wonen en economie. Op het eerste oog lijkt energie vooral te gaan over de leefomgeving, maar sinds de problemen met netcongestie merken we een intensivering van de samenwerking met collega’s die gaan over de verstedelijkingsopgave en de ontwikkelingen op bedrijventerreinen. Dat de toegang tot energie geen vanzelfsprekendheid meer is, heeft er zeker aan bijgedragen dat we elkaar steeds vaker en eerder in de projecten en processen opzoeken. We merken bijvoorbeeld dat we in onze communicatie richting bedrijven samen optrekken en hen samen te woord staan over dit onderwerp.

De huidige fase van de energietransitie vraagt in het werk andere dingen van ons. Hier hebben wij bijvoorbeeld op geanticipeerd door al in december 2021 het besluit te nemen om mensen te werven voor de warmtetransitie. Zij zijn aangenomen om aan de slag te gaan met onze eerste pilotwijk voor aardgasvrij. Wij hebben deze stap gezet, zonder dat de bijbehorende wet- en regelgeving en bevoegdheden hiervoor rond zijn. In die zin diywerken we ondernemender aan de energietransitie dan hiervoor. ”

Vanuit onze praktijk zien we dat het belangrijk is die wisselende snelheden binnen de organisatie te onderkennen en hierop te acteren. Ook zal elke fase van de transitie vragen om een andere manier van werken en dat betekent wellicht ook dat er andere mensen nodig zijn.

Netwerkpartners

Veel taken en verantwoordelijkheden van de energietransitie liggen bij de gemeenten, maar de gemeenten kunnen dit niet alleen. Gemeente zijn sterk afhankelijk van partners in hun netwerk, zoals bijvoorbeeld de netbeheerder (zie onderstaande best practice NPLW). Door goede samenwerking kunnen doelen dan ook sneller dan verwacht worden gehaald (zie onderstaande best practice Gouda).

Best practice: Samen met de netbeheerder – Nationaal Programma Lokale Warmtetransitie (NPLW)

“Iedere gemeente heeft inmiddels een transitievisie warmte, maar deze is niet altijd concreet genoeg om te weten wat, wanneer in welke wijk gebeurt. Ons sterke advies is deze transitievisie nader uit te werken en meer concreet te worden. Deze uitwerking moet in ieder geval gebeuren samen met de netbeheerder. Het energienet heeft last van netcongestie en dat is sterk bepalend voor de mogelijkheden. Een warmtenet kan het energienet heel mooi ontlasten, waardoor er meer ruimte op het net ontstaat voor verdere verduurzaming.”

Best practice: Meewerken met bewoners – Gemeente Gouda

“De doelen van de energietransitie zijn erg ambitieus, ook in Gouda. Gelukkig wonen er in Gouda erg veel ondernemende bewoners. Zij pakken van alles op en komen met mooie collectieve initiatieven. Wij zetten sterk in op het stimuleren van bewoners collectieven. We hebben speciaal mensen in ons team die bewoners sneller helpen hun weg te vinden, onder andere door deze subsidieregeling. Daardoor kunnen er meer mooie duurzame initiatieven worden uitgevoerd.

In onze ervaring zien we dat het belangrijk is om niet de klassieke bureaucratie te schieten en niet meer te doen naast wat je al doet, maar om zaken slim samen te voegen of weg te halen. (bijvoorbeeld geen extra overleg met de netbeheerder, maar sluit iemand van de energietransitie bij het reguliere beheeroverleg). Biedt daarnaast ook ruimte aan vernieuwing en maak ruimte voor het begeleiden van verandering.

Nieuwe sturingsmodellen

De energietransitie heeft grote doelen voor 2030 en voor 2050, maar hoe staat de gemeente er op dit moment voor? Dit is voor veel gemeenten lastig om goed inzichtelijk te krijgen én dit te presenteren aan de raad.

Best practice: Monitoren voortgang – Gemeente Assen

“De energietransitie is een breed onderwerp waar veel op gebeurd en wat een groot (politiek) belang heeft. De raad is graag goed op de hoogte van de voortgang, zonder dit inzicht en zonder grip is het lastig om vertrouwen te krijgen vanuit de raad. Binnen de gemeente hebben we nu een real-time dashboard ontwikkelt met daarin de verschillende aspecten van de energietransitie en de voortgang ten op zichten van de doelen. Toen we dit presenteerde in de raad, was de raad er erg blij: ‘hier hebben we al die tijd op zitten wachten’.”

Een goede informatievoorziening is een belangrijk onderdeel om goed te kunnen sturen. Dat geeft niet alleen focus, maar ook legitimiteit én verantwoording. Daarnaast, moeten de sturingslijnen voor iedereen duidelijk zijn: wat wordt er van wie, wanneer verwacht? Wat hebben zij nodig om hun opdracht uit te voeren en wie gaat daarvoor zorgen? De transitie kan niet zonder goed opdrachtgever/- opdrachtnemerschap. Of hoe wij dat noemen: opdrachtgericht samenwerken.

Tot slot

Tijdens het gesprek op 3 oktober bleek de tijd al veel te kort om alle organisatievraagstukken van de energietransitie te bespreken. Hetzelfde geldt voor dit artikel. Per onderwerp hebben we een paar handvatten gegeven die veel kunnen helpen, maar er zijn nog veel meer mogelijkheden én nog meer onderwerpen (zie het figuur op de laatste pagina). Daarom richten we een Verdiepingsnetwerk Energietransitie op samen met de aanwezige gemeenten. Lijkt dit je ook interessant, lees er hieronder meer over.

Wij blijven ons inzetten op organisatievraagstukken rondom de energietransitie én blijven er informatie over delen. Dus volg ons voor meer informatie. Of neem contact met ons als je in gesprek wil het organiseren van de energietransitie bij jouw gemeente.

Verdiepingsnetwerk Energietransitie

Werk je bij een gemeente als programma- of opgavemanager energietransitie? Of vind jij de programma- of opgavemanager Energietransitie van jouw gemeente er veel aan zou hebben om met gelijkgestemden te praten?

Wordt ook onderdeel van ons verdiepingsnetwerk Energietransitie! We komen in 2024 vier keer bij elkaar met soortgelijke gemeente om elke keer op een specifiek thema de diepte in te duiken en van elkaar te leren.

Bel of mail Annelou Hoogerwerf voor meer informatie: 06 – 57 61 54 46, annelou.hoogerwerf@hiemstraendevries.nl.

Wil je een vrijblijvend adviesgesprek inplannen?

Neem contact op met Bertram.

Actuele berichten Kennis & Inzicht

Bekijke alle berichten
arrow_forward
arrow_back

2024 Copyright - Hiemstra & De Vries