Provincie Zeeland en Erfgoed Zeeland

De provincie en het erfgoedhuis Stichting cultureel Erfgoed Zeeland zijn partners op het terrein van cultureel erfgoed. Erfgoed Zeeland is opdrachtnemer van de provincie Zeeland. Op jaarbasis wordt een prestatieafspraak opgesteld voor de taken en projecten die Erfgoed Zeeland uitvoert en waarvoor zij een integrale kostensubsidie ontvangt. Wij voerden een onderzoek uit met een lerende, op samenwerking gerichte aanpak.

De samenwerking stond de laatste jaren in toenemende mate onder druk. De provincie ziet zich genoodzaakt haar (financiële) beleid te dynamiseren en te innoveren en een meer stimulerende rol te spelen die gericht is op alle spelers in het werkveld. Voor de stichting was het  – mede daarom – nodig om met nieuwe ogen naar haar opdracht en positie in het cultureel maatschappelijke veld te kijken en haar domeinopvatting door te ontwikkelen. Voor beide partners gold dat effectieve netwerksamenwerking meer aandacht nodig had.

De lerende en op samenwerking gerichte aanpak die wij in deze opdracht inbrachten, was belangrijk gezien de nadrukkelijke wens om met elkaar een nieuw toekomstperspectief te ontwikkelen, met een heldere invulling van rollen, taken en governance. Zowel binnen als tussen beide organisaties. Tijdens het onderzoek gaven we invulling aan samenwerking door (gezamenlijke) werk- en gespreksvormen te gebruiken die dáárop de nadruk legden, naast documentanalyse en één-op-één interviews. Ook boden we inspiratie door een benchmarkanalyse van andere provincies aan te bieden op de punten die voor beide organisaties van belang zijn. Zo werkten we daadwerkelijk van A naar B op de manier van B.

Het resultaat was dat het onderzoek zelf een instrument tot samenwerking werd in plaats van slechts een analyse-instrument. Moeilijke gespreksonderwerpen werden tastbaar en dragers van een gelijkwaardig gesprek. Zo konden we haalbare aanbevelingen en acties rapporteren, die bovendien konden rekenen op draagvlak en waarmee beide organisaties direct aan de slag konden. De rapportage was daarmee al een plan van aanpak, gericht op de toekomst.

Ede: vooruitgang door overzicht en keuzes maken

De gemeente Ede heeft als uitgangspunt om van buiten naar binnen te denken en de Edese samenleving betere van dienst te zijn. Daartoe zijn er veel initiatieven om de organisatie te verbeteren. Toch kwamen zaken niet allemaal even goed van de grond. Hiemstra & De Vries is gevraagd om één van de drie ontwikkellijnen te ondersteunen in de rol van opdrachtgever, coördinerend projectleider en algemeen klankbord om te reflecteren op patronen.

Allereerst brachten we overzicht aan in de organisatie-ontwikkellijn. Op basis van het overzicht konden prioriteiten worden gesteld. Welke twee thema’s pakken we nu op? Verder spiegelden we voortdurend op: wat is mijn rol; wat is jouw rol; wat spreken we af? Als er geen heldere afspraken of uitgangspunten op papier stonden, zijn we dat eerst gaan doen. We hebben de organisatie geholpen met het creëren van duidelijkheid en rust door niet mee rennen en in elk gat springen dat er toch wel valt, maar door te laten zien dat soms nee zeggen betere resultaten geeft. Want nee zeggen, is ja zeggen tegen de dingen die je wél doet.

Gaandeweg kwamen we erachter dat er niet zozeer een nieuwe (programma)organisatie nodig was. Wat nodig was, was de bestaande teams en projecten die deze taak al hadden beter te positioneren en hun successen en hun waarnemingen over belemmeringen beter te vertellen. Vertellen aan de directie, zodat zij betere beslissingen kan nemen. Maar ook: vertellen in de organisatie om successen te vieren en de veranderingen op een leuke manier over het voetlicht te brengen.

We laten na deze opdracht een organisatie achter die zichzelf heeft versterkt met de eigen mensen. De ontwikkelkracht is beter in de organisatie geborgd. Daar gaat de Edese samenleving de vruchten van plukken met een fijne dienstverlening en een gemeente die er is voor haar inwoners en ondernemers.

Rotterdam: de juiste werkwijze bepalen

In Rotterdam scherpten we het initiatievenproces aan: waar komt een voorstel van een initiatiefrijke Rotterdammer binnen, hoe beslissen we of we daar als gemeente aan meewerken, en hoe begeleiden we dat? Initiatieven zijn er volop in Rotterdam, maar het ontbrak aan een uniforme werkwijze. Het was maar net waar, en bij wie je als initiatiefnemer binnen kwam, hoe je verder geholpen werd. Uit onderzoek van de ombudsman en van de Rekenkamer kwam naar voren dat inwoners door de bomen het bos niet meer zagen. Daarom is het interne werkproces aangepakt.

We werkten in drie stappen toe naar een werkwijze die past bij de Omgevingswet: we deden een uitgebreide verkenning naar de huidige praktijk en de aandachtspunten daaruit. Op basis daarvan bouwden we een prototype: hoe ziet het ideale proces eruit? Het prototype scherpten we, tot slot, verder aan en testten we met een aantal concrete casussen.

Resultaat is dat de gemeente Rotterdam een verbeterslag slaat in haar werkwijze, zodat ze de belofte aan de stad om initiatieven vanuit de stad te omarmen beter waar kan maken.