Helpt beter presteren!

Samen bouwen aan een regionale netwerkorganisatie

Op 17 januari 2015 spreken bestuurders van de regio Alkmaar de intentie uit om samen te werken op het gebied van contractmanagement voor de domeinen Jeugd, Wmo en Beschermd Wonen. Focus in deze samenwerking zijn de hoofdprocessen: inkoop, contractmanagement en informatievoorziening. De ambitie is om deze samenwerking vorm te geven in een gezamenlijke netwerkorganisatie (NO). De deelnemende gemeenten zijn: Alkmaar, Bergen, Castricum, Heerhugowaard, Heiloo, Langedijk en Uitgeest.
De regio kiest vanwege een aantal redenen voor het starten van de samenwerking:

  • De opgave op Jeugd, Wmo en Beschermd Wonen is groot. In totaal bedraagt het budget 130 miljoen euro, worden meer dan 800 contracten gesloten en meer dan 10.000 cliënten mee geholpen.
  • De opgave is risicovol. De noodzaak tot transformatie gaat gepaard met een stevige korting. Door samen te werken ontstaat de mogelijkheid dit risico te delen.
  • Samenwerken biedt kansen om te sturen op een betere prijs-kwaliteitverhouding bij het sluiten van contracten.
  • Gezamenlijk optrekken verlaagt de uitvoeringskosten van de uitvoeringsorganisatie.
  • Samenwerking biedt de mogelijkheid voor het borgen van continuïteit.
  • Opdrachtgeverschap naar leveranciers kan steviger worden ingevuld.
  • Kennis over inkoop en contractmanagement wordt beter ontwikkeld en geborgd.
  • Er ontstaan meer mogelijkheden om kort cyclisch te monitoren op budget en kwaliteit.

In een relatief kort en intensief proces hebben wij samen met managers en medewerkers van de regiogemeenten – vanaf de start van het traject in februari – gewerkt aan het opzetten van een netwerkorganisatie. Met samenwerking in een dergelijke organisatie behoudt elke gemeente autonomie om besluiten te nemen, maar wordt er wel gebruik gemaakt van elkaars expertise en slagkracht.

Wij zijn het proces begonnen met het ophalen van de verschillende beelden en verwachtingen in de verschillende regiogemeenten over samenwerking. In een werksessie deelden we deze verwachtingen met elkaar en keken we vooruit naar een gezamenlijk doel. Nadat we elkaar vonden in gemeenschappelijke visie, begon het inrichtingsproces. Op bestuurlijk, strategisch en tactisch niveau benoemden we verantwoordelijkheden en taken. Ook maakten we – binnen het contractmanagement zo belangrijke – planningen van de verschillende te nemen stappen. Een netwerkorganisatie is niets zonder goede mensen. Uit de verschillende regiogemeenten stelden we een divers team samen van inkopers, informatiespecialisten en contractmanagers. Tot slot zijn logistiek en facilitair zijn essentieel voor het goed functioneren van een organisatie. De netwerkorganisatie gaat daarom vanaf een vaste locatie aan de slag.

Nadat de processen waren ingericht, begon ‘het echte werk’. Het was mooi om te zien dat de groep zich committeerde aan het resultaat (het verzekeren van goede zorg) en elkaar wist te vinden over de gemeentegrenzen heen. Resultaat is een draaiende netwerkorganisatie die de de contracten voor de regiogemeenten inkoopt en beheert.

Relevante informatie om vast te houden namen we op in een inrichtingsplan. Een deel van dat plan kun je pdfhier lezen.


Deel: